با گسترش جوامع امروزی و پیچیده‌تر شدن ارتباطات سازمانها با یکدیگر، نگهداری سوابق مکاتبات اداری، جهت سهولت دسترسی کاربران و ارائه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پر دردسرترین امور هر سازمان بوده و این امر با پیشرفت مبحث ارتباطات در کشور ما به شکل گسترده ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی نمود پیدا کرده است.
از این رو داشتن یک سامانه نرم‌افزاری جامع (نرم‌افزار‌های یک‌پارچه سازمانی) که بتواند ضمن بایگانی نمودن کلیه مکاتبات وارده و صادره سازمان، روالهای داخلی شرکت را با کمترین استفاده از کاغذ طراحی نماید بسیار ضروری به‌نظر می‌رسد.
از این رو شرکت پردازش موازی سامان با شعار کاهش مصرف کاغذ و ایجاد سازمان سبز اقدام به ارائه نرم‌افزار اتوماسیون اداری تدبیر نموده است که بخشی از امکانات آن به‌شرح زیر می‌باشد:


ویژگی ها و امکانات:

• این سیستم تحت پلت فرم  .NETو با زبان #C  و  ASP.NETطبق متدلوژیRUP   طراحی و پیاده سازی شده و به دو صورت  Form based و   Web basedقابل اجرا میباشد. برخی از امکانات آن عبارتنداز :
• تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه.
• تعریف الگوهای مختلف برای شماره نامه و استفاده از آنها در دفاتر اندیکاتور.
• امکان تعریف کلیه اطلاعات پایه مورد نیاز در سیستم اتوماسیون از قبیل انواع طبقه بندی امنیتی نامه (عادی و محرمانه و ...)، انواع ارجحیت نامه (عادی، فوری، آنی و ..)، روش ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)، انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)، دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار، فرمتهای گوناگون برای شماره نامه و کلید واژگان.
• امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه )شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس،  Emailو سایر جزئیات(.
• تعریف گروههای مکاتباتی داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
• تعریف چارت سازمانی، واحدها و پست های سازمانی و مدیریت مربوط به هر واحد و امکان انتساب کاربران و نقشهای، تعیین دسترسیهای هر نقش و تخصیص کاربران به نقشهای مختلف ( Role-based security)
• امکان تعیین جانشین برای هر یک از کاربران و پستهای سازمانی توسط مدیر سیستم و خود کاربر.
• امکان ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی.
• امکان ایجاد نامه پیش نویس  (Draft)برای نامه های صادره و داخلی و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهائی.
• امکان تایید نامه صادره و داخلی.
• امکان امضاء نامه صادره و داخلی ( تبدیل نامه پیش نویس به نامه).
• ورود متن نامه و پیوست های نامه ( از طریق اسکن، فایل، فکس و Email).
• ایجاد ارتباطات استاندارد(پیرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعریف شده توسط کاربر بین نامه ها و امکان مشاهده نامه های مرتبط با یک نامه.
• امکان ثبت نامه با شماره دلخواه.
• اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار ( برای نامه های داخلی و صادره).
•  امکان تایپ و ویرایش نامه های داخلی و صادره درداخل برنامه.
• تهیه فرمتهای متعدد(Templates  ) جهت ایجاد متن نامه های داخلی یا صادره.
• امکان استفاده از برنامه   Microsoft Word برای تایپ نامه.
• امکان ثبت نامه های بدون شماره مانند درخواست های شخصی یا نامه های ارباب رجوع.
• امکان اصلاح نامه (Edit ).
• ارسال نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده.
• ارسال رونوشت نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده.
• انتساب کلید واژگان فارسی و انگلیسی به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه.
• امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای نامه های وارده و صادره.
• امکان ارسال و دریافت متن نامه از طریق فکس و email در درون برنامه.
• تهیه فرمتهای متعدد جهت چاپ نامه های داخلی یا صادره.
• چاپ نامه برای چندین گیرنده.
• چاپ نامه با لیست گیرندگان رونوشت نامه و یا بدون آن.
• چاپ نامه همراه با امضاء الکترونیکی و یا بدون آن.
• نگهداری اطلاعات مربوط به چاپ نامه ( کاربر چاپ گیرنده، تاریخ و زمان چاپ و غیره)
• امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازمانی و یا کارمند سازمان.
• ارجاع نامه در قالب یک کار (Task) جهت استفاده از امکانات.Workflow  
• ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده.
• ارجاع نامه پیش نویس.
• پاراف نامه بصورت متن، صوت یا با استفاده از قلم نوری.
• ارجاع نامه به چندین مخاطب ( مانند یک گروه مکاتباتی).
• تعیین مهلت پاسخ ( اقدام )برای نامه ارجاع شده.
• تعریف دسترسی های امنیتی روی نامه ارجاع شده (تعیین اینکه کاربر دریافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسی دارد و چه عملیاتی می تواند انجام دهد.)
• امکان ایجاد Task با مشخصاتی از قبیل موضوع، نوع، اولویت، شخصی بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهای صوتی و متنی، مهلت انجام و الگوریتم پذیرش.
• امکان ارجاع Task به کاربران دیگر.
• امکان وابسته کردن یک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و سایر مستندات مورد نیاز یک سازمان).
• امکان ایجاد پیوستهای متعدد برای هرTask ( مانند فایلهای مختلف متنی، تصویری و ...)
• امکان اصلاح و پیگیری نامه ها و تعیین زمان پیگیری و ایجاد زنجیره پیگیری و مشاهده نتایج یک زنجیره پیگیری با استفاده از سرویس  Task .
• امکان اصلاح  Task( از نوع ارجاع، پیگیری یا هر نوع دیگر) توسط ایجاد کننده آن.
• هشدار اتوماتیک از طرف سیستم برای اعلام زمان انجام Task و امکان به تعویق انداختن این زمان.
• امکان محول کردن انجام Task به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب چارت سازمانی.
• امکان تعریف پوشه های متعدد جهت دسته بندیTask  ها ( مانند پیگیریهای جاری، پیگیریهای محول شده، پیگیریهای آتی و پیگیریهای مختومه و ...)
• ایجاد هشدار دهنده  (Reminder)برای دادن هشدار و امکان اتصال آن به یک .Task
• امکان به تعویق انداختن زمان هشدار یا متوقف کردن هشدار دهنده.
• امکان ضبط صوت و یا استفاده از فایل های صوتی موجود به عنوان هشدار صوتی .
• تهیه گزارش های ساده با استفاده از یک گزارش ساز براساس ترکیب فیلدهای اطلاعاتی نامه.
• امکان ذخیره گزارش ها.
• چاپ نتایج گزارش یا ارسال اطلاعات استخراج شده به محیط Excel یا Word
• اجرای گزارش های ذخیره شده به دفعات دلخواه.
• گروه بندی گزارش های ایجاد شده و اعطای مجوز دسترسی به آنها.
• ایجاد گزارش های نموداری.
• امکان تهیه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه های عطف، پیرو و جوابیه.
• تولید گزارشهای آماری بر اساس نام و نوع موسسه، ایجاد کنندگان و تایید کنندگان نامه، به تفکیک واحد یا پست سازمانی، براساس سطح محرمانگی یا نحوه ارسال و دریافت و ....
• امکان جستجوی نامه ها بصورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بصورت تک فیلد یا ترکیب چند فیلد اطلاعاتی.
• امکان اعمال فیلترهای ساده و پیشرفته روی لیست نامه ها ( و لیستهای دیگر). جستجوی نامه ها بر اساس کلید واژگان.
• چاپ نتایج جستجو و فیلتر.
• امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پیوستهای آن بعد از جستجو یا فیلتر.
• امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.
• امکان مرتب سازی (Sort) و گروهبندی اطلاعات روی کلیه لیستها.
• امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.
• امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ.
• امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مدیر مربوطه.
• امکان تعیین ریز عملیاتی که باید برای آنها سوابق (Log )تهیه و نگهداری شود.
• امکان ثبت عملیات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file .
• امکان مشاهده، فیلتر، جستجو و تهیه گزارش ازLog file .
• ایجاد کارتابل جاری برای هر یک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه های ارجاعی.
• امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر.
• امکان تفویض کارتابل به جانشین توسط هر کاربر.
• امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فایل های پیوست هر نامه از طریق کارتابل.
• امکان ارسال پیام  (Mail)بصورت Offline برای کاربران دیگر.
• ایجاد پوشه پیامهای دریافتی(Inbox) برای هر کاربر جهت مشاهده پیامهای دریافتی.
• ایجاد پوشه پیامهای ارسالی (Outbox) برای هر کاربر جهت ذخیره سازی پیامهای ارسالی.
• امکان ارسال پیامهای فوری   (Instant Message)برای کاربرانی که وارد برنامه شده اند.