تذکر: مخاطبان این مطلب مدیران سیستم، نمایندگیها، برنامه‌نویسان و کاربران فنی نرم‌افزارهای مالی و اداری و حقوق و دستمزد تدبیر (آشنا با اسکریپت‌نویسی به زبان SQL) هستند و کاربریِ عمومیِ این نرم‌افزار به منظور حسابداری، استفاده در سیستمهای خرید و فروش و انبارگردانی و پرسنلی و … نیازمند آگاهی از محتویات این نوشتار نیست.
گزارشات سفارشی کاربر – آشنایی و مرور کلی بر امکانات
مقدمه
علی‌رغم آن که ]نرم‌افزارهای مالی و اداری و حقوق و دستمزدِ[ تدبیر با مجموعۀ گسترده‌ای از گزارشات استاندارد عرضه می‌شود همیشه این گزارشات پاسخگوی نیاز همۀ کاربران آن نیست. بسیاری از سازمانهای مشتری تدبیر، آن را با تعریف مجموعه‌ای از جداول کاربر بدلخواهسازی کرده‌اند، آن را با سیستمهای نرم‌افزاری تولید شده توسط شرکتهای دیگر به منظور مدیریت بخشهای دیگر سازمان خود یکپارچه کرده‌اند و نیاز دارند گزارشات مورد نظر خود را با توجه به سفارشی‌سازیهای صورت گرفته تهیه کنند. بعضاً هم گزارشاتی با کاربرد خاص یا مقطعی جهت مشتریان مورد نیاز است که فاقد عمومیت لازم جهت عرضه در بستۀ استاندارد نرم‌افزار هستند. این دلایل سبب شده تا یکی از دغدغه‌های همیشگی شرکت پردازش موازی سامان، تسهیل فرایند گزارش‌سازی و سفارشی‌سازی گزارشات در نسخه‌های جدیدتر خود باشد.
تا کنون بسیاری از نیازهای مشتریان با راهکارهای گزارش‌سازی در تدبیر از جمله گزارشات کریستال و گزارشات پارامتریک پاسخ داده شده است. گزارشات کریستال بر طراحی گزارش در نرم‌افزار کریستال ریپورتس و فراخوانی گزارشات ساخته شده در تدبیر مبتنی است و استفاده از آن نیاز به آشنایی با این نرم‌افزار، همینطور تسلط بر اسکریپت‌نویسی با زبان SQL و آشنایی با ساختار پایگاه داده‌های تدبیر دارد. گزارشات پارامتریک راهکاری بدون نیاز به اسکریپت‌نویسی و مبتنی بر «موجودیت»های تدبیر (مثلاً سند، فاکتور خرید، رسید انبار و …) ارائه می‌کند و امکان ساخت گزارشات مبتنی بر این موجودیتها را حتی برای کاربران با دانش فنی پایین‌تر میسر می‌کند. علی‌رغم وجود این دو راهکار قوی، همواره نیاز به وجود راهکاری بینابین که نقاط قوت هر دو روش را در خود داشته باشد احساس می‌شده است: راهکاری که بتوان با استفاده از اسکریپت‌نویسی گزارشات مورد نظر را بدون تکیه بر امکانات یک نرم‌افزار اضافی تهیه کرد و در آن از امکانات بومی تدبیر شامل جستجو، فیلتر، چاپ، ارسال به اکسل و … همانند گزارشات استاندارد استفاده نمود. «گزارشات سفارشی کاربر» راهکار جدید گزارش‌سازی در نرم‌افزارهای مالی و حقوق و دستمزد تدبیر است که در این مطلب تلاش می‌کنیم شما را با امکانات عمومی ارائه شده توسط این راهکار آشنا کنیم.
گزارشات سفارشی کاربر: مروری کلی بر امکانات
«گزارشات سفارشی کاربر» در نسخۀ 7.7 به سیستم جامع مالی و اداری تدبیر اضافه شده است. امکان مدیریت این گزارشات در نرم‌افزارهای مالی و حقوق و دستمزد از طریق منوی «امکانات»، زیرمنوی «گزارشات سفارشی کاربر»، فرمان «مدیریت گزارشات» در دسترس قرار دارد.
کاربران محدود، برای دستیابی به فهرست گزارشات سفارشی -که حائز حق دسترسی به آنها هستند- می‌توانند از میانبر عمومی Ctrl+G استفاده کنند یا به شکل معادل، فرمان «مشاهدۀ گزارشات» را از زیرمنوی «گزارشات سفارشی کاربر» در منوی «امکانات» اجرا کنند. در عموم فرمهای عملیاتی تدبیر؛ فشردن کلید ترکیبی Alt+Ctrl+U فرم «مشاهدۀ گزارشات سفارشی کاربر» را احضار می‌کند.
«گزارشات سفارشی کاربر» راهکاری مبتنی بر اسکریپت‌نویسی SQL (ایجاد پرس‌وجو یا strored procedure در SQL Server و انتخاب آن در تدبیر)، استخراج خودکار اطلاعات پارامترها و فیلدها است که به سازندۀ گزارش امکان سفارشی‌سازی و کاربرپسند کردن اجرای نهایی گزارش و استفاده از امکانات عمومی تدبیر را در آن می‌دهد.
یکی از مهمترین مزایای گزارشات سفارشی کاربر، امکانِ «سفارشی‌سازی گزارشات سیستمی» توسط آن است. به این معنی که اگر کاربر تمایل دارد هر یک از گزارشات موجود را مطابق خواسته‌های خود سفارشی کند (ستونهایی به آن اضافه یا از آن حذف کند، آن را با اطلاعات جداول دیگر ترکیب کند یا آن را اساس یک گزارش سفارشی قرار دهد) کافی است آن گزارش را احضار کرده و در فرم گزارش کلید ترکیبی Alt+Ctrl+Shift+U را فشار دهد. در صورتی که کاربر مذکور حائز دسترسی «سفارشی سازی گزارشات موجود» روی فرم «مشاهدۀ گزارشات سفارشی کاربر» باشد، تدبیر از وضعیت جاری گزارش سیستمی انتخاب شده یک کپی (شامل اسکریپت SQL، مقادیر پارامترها و …) می‌سازد و آن را در گزارشات سفارشی کاربر در دسترس قرار می‌دهد.
قابلیتهای عمومی گزارشات سفارشی کاربر به شرح زیر است:
امکان تعریف گزارشات سفارشی کاربر در سیستمهای مالی و حقوق و دستمزد به تفکیک سیستم و گروه
امکان استخراج خودکار اطلاعات فیلدها و پارامترهای پرس‌وجوهای تعریف شده توسط کاربر با هوشمندی روی انتساب پارامترها به نوع جستجوهای سیستمی تدبیر
امکان تعیین قالب‌بندی ستونهای گزارش شامل نحوۀ نمایش اعداد (فارسی/لاتین)، تاریخها (شمسی/میلادی)، تعداد اعشار ستونهای اعشاری و نمایش یا عدم نمایش جداکنندۀ سه‌رقمی
امکان تعیین عملکرد گزارش روی فیلتر تک ردیفه (هایلایت ردیفها و انتخاب فیلتر) با تعیین کلیدهای گزارش
امکان تعیین تعداد ستونهای پنهان (ستونهایی که برای کاربر گزارش ارزش اطلاعاتی ندارد اما سیستم از آنها جهت ذخیرۀ اطلاعات اضافی استفاده می‌کند، این ستونها از لحاظ ترتیب پس از ستونهای قابل مشاهده قرار می‌گیرند) و حداکثر تعداد ردیفها در هر صفحۀ گزارش (صفحه‌بندی)
امکان تعیین نحوۀ ظهور پارامترهای پرس‌وجو در رابط کاربری با تعیین عنوان کاربرپسند و انتساب «نوع جستجو»ی سیستمی یا سفارشی به آن (توضیح: «نوع جستجو»ها تعیین می‌کنند که در رابط کاربری چه کنترلهایی وظیفۀ دریافت اطلاعات از کاربر را به عهده داشته باشند و عملکرد این کنترلها چه باشد. به عنوان نمونه، نوع جستجوی «حساب» باعث می‌شود در رابط کاربری یک کادرمتنی برای جستجو بر اساس نام یا کد حساب، یک کادر متنی برای نمایش کد کامل حساب و یک دکمۀ دوربینی برای جستجو با کلیک ماوس ظاهر شود. امکان تعریف «نوع جستجوهای سفارشی» با تعیین جدول منبع نوع جستجو و فیلدهای شناسه و فیلدهای نمایشی وجود دارد. نوع جستجوهای استانداردِ در دسترس عبارتند از دورۀ مالی و کاربر جاری، تاریخ شروع و پایان (با توجه تنظیمات نحوۀ پیشنهاد تاریخ سیستم)، حساب، تفصیلی شناور، مرکز هزینه، پروژه، گروه حساب، کالا، انبار، قفسه، مشتری و واسطۀ فروش.)
امکان تعیین «منبع مقادیر» برای پارامترها (توضیح: «منبع مقادیر» یک دیکشنریِ متن به عدد است که تعیین می‌کند اطلاعات عددی منتسب به پارامتر چطور به اطلاعات مناسب برای نمایش به کاربر تبدیل شود و بالعکس. به عنوان نمونه برای تعریف نوع پارامتری از نوع «وضعیت تسویه» می‌توان یک منبع با همین نام و مقادیر 0 برای «تسویه نشده»، 1 برای «تسویه شده» و 2 برای «کلیه وضعیتها» تعریف کرد و آن را به یک پارامتر عددی منتسب نمود. در این حالت در رابط کاربری یک کمبوباکس با مقادیر متنی ارائه شده ظاهر می‌شود که کاربر می‌تواند مقدار دلخواه خود را از آن انتخاب کند. گزارش مقدار متنی انتخاب شده را به مقدار عددی متناظر تبدیل می‌کند و در بروزآوری گزارش آن را به پرس‌وجوی گزارش ارسال می‌کند.)
امکان تعیین «مقدار پیش‌فرض» برای پارامترها جهت تعیین مقادیر ابتدایی پارامترهای گزارش در اولین اجرا
امکان تعیین ترتیب نمایش پارامترها در رابط کاربری
امکان پنهان کردن پارامترها (توضیح: پارامترهای پنهان با مقادیر پیش‌فرض مقداردهی می‌شوند مگر آن که از انواع جستجوی سیستمی مانند دورۀ مالی جاری یا کاربر جاری باشند که در این صورت با مقادیر محاسبه شده مقداردهی می‌شوند).
امکان «تعمیم» پارامترها (توضیح: برای «پارامترهای قابلِ تعمیم»، به جای برچسب نام پارامتر یک چک‌باکس ظاهر می‌شود که چک نداشتن آن به معنی آن است که کاربر تمایل دارد گزارش را در حالت تعمیم‌یافته برای این پارامتر مشاهده کند. به عنوان نمونه، برای پارامتری از نوع جستجوی «کالا»، تعمیم پارامتر می‌تواند به معنای آن باشد که کاربر تمایل دارد گزارش را به ازای همۀ کالاها و نه کالای خاصی مشاهده کند. برای پارامترهای قابل تعمیم لازم است «مقدار تعمیمی» نیز تعیین شود.)
امکان تعیین «پارامتر مرتبط» (توضیح: برای نمونه پارامترهایی از نوع قفسه بدون انبار قابل استفاده نیستند و با استفاده از قابلیت تعیین «پارامتر مرتبط» آنها از نوع انبار برای سیستم مشخص می‌کنیم که قفسه باید از فهرست قفسه‌های کدام انبار قابل انتخاب باشد.)
امکان تعیین عملکرد گزارش روی دو بار کلیک کاربر روی سطرها و همینطور تعریف عنوانهای منوی کلیک راست گزارش و تعیین عملکرد آنها با تعریف «فرمانها» به ازای هر گزارش
امکان احضار گزارشات سفارشی کاربر از داخل یکدیگر با تعریف فرمان متناظر و تعیین نحوۀ مقداردهی پارامترهای گزارش احضار شده با استفاده از مقادیر ستونها یا پارامترهای گزارش مادر، یا تعیین مقادیر ثابت و یا استفاده از مقدار محاسباتی پیش‌فرض گزارش فرزند با قابلیت کنترل دسترسی
امکان احضار فرمهای سیستمی (سند مالی، دفاتر حساب، تفصیلی شناور، مرکز هزینه و پروژه، انواع فاکتور، فرمهای دریافت و پرداخت خزانه‌داری، رسید و حوالۀ انبار، فرمهای عملیاتی سیستمهای تدارکات، سفارشات، خدمات و …) از طریق فرمانها در گزارشات سفارشی کاربر با امکان تعیین مقادیر ورودیهای فرم سیستمی با استفاده از مقادیر ستونها یا پارامترهای گزارش یا تعیین مقادیر ثابت یا خالی گذاشتن مقدار ورودی جهت استفاده از مقادیر پیش‌فرض فرم سیستمی
امکان تعیین گروههای کاربران دارای دسترسی به هر گزارش (به طور پیش‌فرض گروهی که کاربر ایجاد کنندۀ گزارش به آن تعلق دارد به گزارش ایجاد شده دسترسی دارد و مدیر سیستم یا کاربر دارای حق تعیین دسترسی می‌تواند این دسترسی را به گروههای دیگر نیز بدهد).
امکان تعریف گروههای گزارشات کاربر (گروهبندی)، همینطور تعیین «گروه پیش‌فرض مشاهده» و «گروه پیش‌فرض سفارشی‌سازی» برای هر کاربر
امکان ذخیرۀ ساختار گزارشات تعریف شده به همراه تمامی موجودیتهای مرتبط (گزارشات قابل دستیابی از طریق فرمانها، اسکریپتهای SQL، نوع جستجوهای سفارشی، منابع مقادیر مرتبط، اطلاعات گروهبندی) در قالب فایل XML و ایجاد مجدد ساختارهای ذخیره شده از روی فایل XML با امکان ذخیرۀ گزارش عملیات (Log) در هنگام ذخیره در فایل XML یا ایجاد ساختار از روی فایل XML
امکان سفارشی‌سازی گزارشات سیستمی و غیرسیستمی موجود با فشردن شدن کلید میانبر Alt+Ctrl+Shift+U و ایجاد یک کپی معادل در گزارشات سفارشی کاربر
امکانات جستجو، فیلتر، چاپ فوری، صفحه‌بندی، ذخیره به صورت HTML، ذخیره با فرمت Excel، ارسال به نمودار Excel، ثبت رویدادهای عمومی (logging)، ذخیره و بازیابی اندازۀ عرض ستونها و موقعیت و اندازۀ پنجرۀ گزارش؛ تنظیم شده توسط کاربر به تفکیک کاربران در اجرای گزارشات طراحی شده
چهارشنبه 5 تیر 1392
حمیدرضا محمدی کارشناس نرم افزار شرکت پردازش موازی سامان
