وقتی از مدیریت صحبت می‌شود، به‌طور حتم مدیریت زمان یکی از اساسی‌ترین مهارت‌های تأثیرگذار در موفقیت شخصی، تحصیلی و شغلی است.

همه‌ی ما خوب می‌دانیم که آنچه در ذهن و فکرمان می‌گذرد، بر تصمیم‌گیری، احساسات و عملکرد و کنترل زمان‌مان تأثیرگذار است. به همین دلیل امروز می‌خواهیم تکنیکی به نام «پومودورو » را بیاموزیم تا بتوانیم حواس‌‌پرتی‌ خود را به تمرکز تبدیل کنیم و در زمان کوتاه بیشترین عملکرد ذهنی را تجربه کنیم.

تکنیک پومودورو چیست؟

این تکنیک توسط یک پژوهشگر، کارآفرین و نویسنده به نام «فرانچسکو سیریلو» ابداع شد که با تایمری به شکل گوجه فرنگی اجرا می‌شد. او این تکنیک را برای پی­گیری و پیشبرد اهداف تحصیلی‌اش در دانشگاه به کار می‌برد. تکنیک پومودورو بسیار آسان است.

زمانی که با وظیفه‌ی بزرگی روبرو شدید، آن را به اهداف کوچک‌ و کوتاه‌مدت با زمان محدود تقسیم‌بندی کنید.

این تمرین به مغز شما کمک می‌کند که در آن مدت کوتاه بر وظیفه‌ی مشخصی تمرکز کنید و از پرش فکری جلوگیری به عمل آید. همچنین انرژی شما به یکباره از دست نمی‌رود و بازدهی و کارایی‌تان در بالاترین سطح خود خواهد ماند. این سیستم به‌صورت یک چرخه عمل می‌کند و با گذشت زمان متوجه بهبود عادات مغزی‌ خود می‌شوید. نتیجه‌ وقفه‌های زمانی را نیز در تقویت انگیزه و شکوفایی خلاقیتتان می‌بینید.

اصول و عملکرد تکنیک پومودورو

برای اجرا کردن این تکنیک ساده به هیچ کتاب و برنامه‌ی خاصی محتاج نیستید. کافی است یک تایمر داشته باشید و مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:

• یک وظیفه‌ی مشخص انتخاب کنید.
• تایمرتان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
• در ازای هر ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت، ۵ دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.
• بعد از اینکه ۴ مرتبه دوره‌ی (۵-۲۵) را تکرار کردید، یک استراحت طولانی مدت (۳۰-۱۵ دقیقه­ای) به خود دهید.

استراحت کوتاه­مدت برای صرف قهوه، پر کردن لیوان آب، نرمش، قدم زدن در فضای باز و… در نظر گرفته شده است. در استراحت طولانی‌مدت نیز پیشنهاد می‌شود کاری را انجام دهید که از آن انرژی زیادی می‌گیرید تا برای ۴ دوره‌ی (۵-۲۵) بعدی آماده شوید.

موضوع بسیار مهمی که در زمان اجرای تکنیک پومودورو پیش می‌آید، عوامل مختل‌کننده و حواس‌پرتی است. این عوامل می‌توانند یک تماس تلفنی، صدای پیامک، حضور و مکالمه‌ اعضای دیگر خانواده و… باشند. این اراده خیلی مهم است که شما به دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ی پومودورو خود پای­بند بمانید و حواس‌پرتی‌ها را به تعویق بیندازید. ما برای حل این مشکل راهکار “اطلاع‌رسانی-مذاکره-تماس“ را پیشنهاد می‌کنیم. این راهکار به شرح زیر است:

• قبل از شروع دوره‌ی پومودور به اطرافیانتان اطلاع‌رسانی کنید که در حال تمرکز بر روی یک پروژه هستید.
• پیشاپیش زمان بازگشت از مشغولیتتان را اطلاع دهید.
• در دوره استراحتتان بلافاصله به کاری که ذهنتان را مشغول کرده، بپردازید و برای پیگیری و تماس‌هایتان وقت صرف کنید.

البته برای موارد خیلی ضروری نیز استثنا وجود دارد. اما شرح دادن وضعیتتان به طور صادقانه شما را از تنگنا نجات خواهد داد و کنترل و مدیریت‌ زمانتان را بهبود خواهد بخشید.

ابزار شروع پومودورو

همانگونه که قبلا گفتیم، تنها ابزار لازم یک تایمر است. سیریلو تایمر‌های دستی را پیشنهاد می‌کند، زیرا اعتقاد دارد چرخاندن دستی تایمر نشان‌دهنده‌ی عزم شما برای شروع این کار است و تأثیر فیزیکی این امر بر ذهن بیشتر است. اما درهرحال ما در اینجا برنامه‌های دیگری که پومودور را همراه با امکانات بیشتری دارند، معرفی می‌کنیم:

• Marinara Timer : یک برنامه‌ی تحت وب است که شما می‌توانید زمان‌های (۵-۲۵) و استراحت‌های (۳۰-۱۵) را به‌راحتی تنظیم کنید و صفحه‌ی آلارم خود را باز نگه دارید. برای استفاده از این برنامه نیاز به نصب هیچگونه نرم‌افزاری ندارید.
• Tomighty : برنامه‌ای بر اساس پلت‌فرم دسکتاپ است، که عمل شروع و پایان تایمر را به‌صورت سنتی ارائه می‌کند.
• Pomodorable : در این اپلیکیشن می‌توانید برای یک وظیفه‌ی مشخص، هر تعداد دوره‌ی پومودورو که لازم است را تعریف کرده و بررسی کنید چه مقدار از کار را پیش برده‌اید.
• Pomodoro : یک اپلیکیشن رایگان و ساده است که صرفا زمان پایان تایمرتان را با آلارم اطلاع می‌دهد.
• Focus Timer ((PomodoroPro: این برنامه برای آی اواس ارائه می‌شود و یک تایمر قوی با امکاناتی برای آیفون و آیپد است. از قابلیت‌های آن می‌توان به تنظیم ساعت شروع و استراحت، سابقه‌ی تمرکز، زمان باقی‌‌مانده از جلسات کاری و حتی سیستم رتبه‌بندی برای ایجاد انگیزه‌ در کاربر اشاره کرد. آلارم این اپلیکیشن قابل تنظیم است و حتی پس از خاموش شدن صفحه‌ی موبایل به کار خود ادامه می‌دهد.

برنامه‌های بالا را امتحان کنید، اما به خاطر داشته باشید که موضوع اصلی تمرکز شما در اینجا تکنیک است، نه نوع تایمرتان.

مخاطبان اصلی این تکنیک:

پومودورو برای تمام افراد در هر سن و با هر وظیفه‌ی تحصیلی یا شغلی کاربردی و قابل اجرا است. اما برای آزادکارانی که به‌صورت فردی مجموعه‌ای از وظایف را به عهده دارند و موظف به آماده‌سازی کار و ارائه به مشتریان در زمان مشخص هستند، بسیار بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در نهایت این را به یاد داشته باشید که این تکنیک صرفا یک روش پیشنهادی است که ممکن است برای شما مناسب باشد یا اینکه نتوانید با آن ارتباط برقرار کنید، در صورت این اتفاق، برای خودتان اجبار نکنید که حتما انجامش دهید. اما اگر این روش برای شما جواب داد، به زمان‌های مکث و استراحت عمل کنید، چرا که این وقفه‌های منظم برای بهره‌وری شما مهم است.

منبع: LIFEHACKER

مدیریت صحیح زمان می­تواند تأثیرات مثبت فراوانی بر زندگی روزمره داشته باشد و در نهایت موجب شادی و رضایت بیشتر شما شود. ولی زمان­بندی اشتباه می­تواند همه چیز را خراب کند و حتی موقعیت شغلی یا روابط شما با سایرین را تحت تأثیر قرار دهد.

در ادامه قصد داریم به 7 موردی که نشان می­دهند زمان خود را به درستی مدیریت نمی­کنید، اشاره نماییم:

• بی­دقتی در زمان­بندی

آیا شما از آن دسته افرادی هستید که همواره دیر سر قرار حاضر می­شوید؟ آیا نمی­توانید فعالیت­های خود را بر اساس زمان­بندی که از قبل مشخص شده انجام دهید؟ احتمالاً دلیل آن تعداد وظایف زیاد شما است یا به درستی نمی­توانید زمان خود را بین کارهای مختلف تقسیم نمایید؛ دلیل اینها، بی دقتی است و این مسئله می­تواند بر اطرافیان شما نیز تأثیر بگذارد یا حتی ارتباطات شما با دیگران را مختل نماید. به عنوان نمونه، دیر حاضر شدن سر قرار، موجب می­شود به صورت نا خودآگاه به دیگران بی احترامی کنید. برای اینکه دقت زمان­بندی خود را بهبود دهید، پیشنهاد می­شود، چهار راه کار زیر را مد نظر قرار دهید:

یاد بگیرید زمان فعالیت­ها را محاسبه کنید: به عنوان مثال اگر صبح­ها دیر سر کار می­رسید، ابتدا زمان دوش گرفتن، صرف صبحانه، لباس پوشیدن و در نهایت رفتن به محل کار خود را رصد کنید. پس از یک هفته محاسبه و اصلاح زمان­بندی مداوم، می­توانید وقت خود را دقیق­تر مدیریت کنید.

یک فاصله زمانی امن را در فعالیت­هایتان لحاظ کنید. به عنوان نمونه، اگر ساعت 9 صبح قرار ملاقاتی را تنظیم کرده­اید، به گونه­ای برنامه­ریزی کنید که در ساعت 8:45 سر قرار حاضر باشید؛ به این ترتیب شما یک زمان امن 15 دقیقه­ای را در زمان­بندی خود لحاظ کرده­اید.

سازمان یافته عمل کنید: بر اساس آمارها همواره 45 درصد از فعالیت­های روزانه ما از روی عادت و به عبارتی سازمان یافته انجام می­شوند؛ از مسواک زدن و لباس پوشیدن اول صبح گرفته تا رفتن به محل کار. افراد منظم همواره در امور این چنینی برنامه­ریزی و زمان­بندی دقیقی دارند تا وقت اضافه­ای در این فعالیت­های روتین روزمره تلف نکنند.

از زمان امن خود لذت ببرید: افرادی که زودتر از موعد، سر قرار حاضر می­شوند، زمان کافی برای آرامش یافتن و لذت بردن از تنهایی را دارند. آنها می­توانند در این مدت ایمیل­های خود را چک کنند، یادداشت­هایشان را بخوانند یا از تنهایی خود لذت ببرند.

• خود را در اولویت قرار نمی­دهید

آیا شما همزمان با پیش­رفتن طبق زمان­بندی خود، وظایف اضافه­تری قبول می­کنید؟ این مسئله ممکن است موجب شود که از برنامه کاری خود عقب بمانید. برای جلوگیری از این مسئله، ابتدا وظایف زمان­بندی شده خود را انجام دهید و در نهایت اگر زمان اضافه­تری داشتید، فعالیت­های جدید را نیز پذیرا باشید. اگر طبق برنامه صحیح خود پیش نروید، به زودی جدول فعالیت­هایتان با اولویت­های سایر افراد پر خواهد شد.

• عدم اولویت­بندی فعالیت­ها

آیا لیست فعالیت­هایی که قرار است انجام دهید را فراموش می­کنید؟ در این صورت لیست کارهای پیش­رو (To do list) می­تواند به شما کمک کند که وظایف خود را از یاد نبرید، ولی در عین حال باید حواستان باشد که گاهی این روش موجب می­شود، لیست­های طویلی از وظایف برای خودتان ایجاد کنید که مشاهده آنها در طول روز شما را به وحشت می­اندازد. برای جلوگیری از این اتفاق، هر روز صبح حداکثر 2 یا 3 وظیفه را به عنوان موارد اصلی که باید تا انتهای روز حتماً انجام شوند، مشخص کنید. هنگام انجام وظایف نیز ابتدا این فعالیت­ها را در اولویت قرار دهید و سپس به سراغ موارد کم اهمیت­تر بروید.

• دائم می­گویید: «من وقت ندارم»

تا به حال چند بار گفته­اید: «من وقت ندارم»؟ در واقع اگر احساس کمبود وقت می­کنید، باید بدانید همه ما انسان­­ها به طور مساوی، 24 ساعت در طول روز وقت داریم و شما هم از این قاعده مستثنا نیستید؛ مشکل از قابلیت­هایتان در مدیریت صحیح زمان است. به منظور زمان­بندی صحیح باید مواردی که موجب تلف شدن وقت شما می­شوند را بیابید و آنها را از فعالیت­های خود حذف کنید.

• ترس از تصمیم انتخاب یک گزینه از میان چندین مورد

آیا تا به حال برایتان پیش آمده که به دلیل انتخاب­های بیش از حد روش­های انجام یک فعالیت، نتوانید بهترین گزینه را انتخاب کنید و در نهایت زمان زیادی را از دست بدهید؟ در این صورت به یاد داشته باشید که نیازی نیست انرژی خود را بیش از حد، برای تصمیم­گیری هدر دهید. بسیاری از تصمیمات در واقع اهمیت چندانی ندارند و معمولاً می­توانید تصمیم خود را سریع بگیرید و شروع به انجام فعالیت مربوطه کنید. نگران نباشید؛ زیرا در صورت نیاز می توانید در طی مسیر، جهت خود را عوض کنید و کار را به گونه دیگری پیش ببرید. به یاد داشته باشید که معمولاً تصمیم­گیری سریع بهتر از این است که هرگز تصمیمی نگیرید.

• هرچه بیشتر کار می­کنید، کمتر نتیجه می­گیرید

آیا تصور می­کنید هرچه زمان بیشتری صرف کنید، نتیجه کمتری از کارتان دریافت می­کنید؟ این طرز تفکر نشان می­دهد که شما زمان خود را به درستی مدیریت نکرده­اید. همچنین ممکن است این تفکر، ناشی از کار بیش از اندازه شما باشد. وقتی بیش از حد توانتان فعالیت می­کنید، کارایی­تان کاهش چشمگیری پیدا می­کند و دقیقاً از همین­جاست که برای انجام فعالیت­ها، نیاز به صرف زمان مضاعف دارید. برای جلوگیری از این اتفاق، کافیست حواستان به گذر زمان باشد. در این صورت همواره می­دانید که هر وظیفه شما چقدر زمان به خود اختصاص می­دهد. به عنوان مثال می­دانید که نوشتن یک پست در وبلاگ معمولاً 2 ساعت وقت می­برد. اگر تا الان 3 ساعت شده و شما همچنان مشغول هستید، پس یک جای کار می­لنگد. دلیل آن را پیدا کنید تا بتوانید از زمان بهترین بهره را ببرید.

• نمی­توانید «نه» بگویید

آیا وقتی دیگران از شما درخواست کمک می­کنند، بدون توجه به موقعیت فعلی خود به درخواست آنها پاسخ مثبت می­دهید؟ پس باید یاد بگیرید در صورتی که لیست وظایف خودتان هنوز خالی نشده، به دیگران به راحتی «نه» بگویید. این کار ممکن است در ابتدا مشکل به نظر بیاید؛ ولی مطمئن باشید به سختی­اش می­ارزد و موجب می­شود شما انجام وظایف خود را در اولویت قرار دهید.

منبع: BUSINESS INSIDER