روابط غیررسمی و صادقانه‌ی مدیر با کارمندان بیش از جلسات کاری و ابلاغیه‌های اداری در بهبود عملکرد آن‌ها مؤثر است.

هر مدیرعامل به یک استراتژی ارتباطی-اجرایی نیاز دارد تا کارمندان را با چشم‌انداز، مأموریت و اهداف شرکت سازگار کند و انگیزه‌بخش آن‌ها باشد. سازمان‌های بزرگ غالباً برای توسعه‌ی این استراتژی از متخصصین ارتباطات حرفه‌ای کمک می‌گیرند. سازمان‌های کوچک‌تر شاید به چنین منابعی دسترسی نداشته باشند، ولی حتی در یک محیط کار کوچک هم روابط نیروی کار باید بر مبنای رویکردی متفکرانه و دقیق پیش برود.

شما به‌عنوان یک مدیر (یا رهبر) زمان زیادی را صرف تنظیم پیام‌هایی که باید به کارمندان، مشتریان، شرکا و سرمایه‌گذاران ابلاغ شود، می‌کنید. درحالی‌که بسیاری از این پیام‌ها مؤکد تعاملات حرفه‌ای هستند، باید به یاد داشته باشید، روابط شما با کارمندان درون شرکت هم به همان اندازه اهمیت دارد.

کارمندان ستون‌های یک سازمان هستند و آگاه نگه‌داشتن و انگیزه‌بخشی به آن‌ها برای موفقیت شرکت ضروری است. بخشی از استراتژی ارتباطی شما تعاملی است که با «همه‌ی کارمندان» دارید. به‌ عنوان ‌مثال: ایمیل‌های هفتگی یا ماهانه به همه‌ی اعضای تیم ابتکار تأثیرگذاری است. محتوای این ایمیل‌ها شامل جزئیات عرضه‌ی محصولات جدید، نتایج تحقیقات مرتبط با مشارکت کارمندان، نتایج عملکرد سه‌ماهه و… خواهد بود. همچنین می‌توانید در فرصت‌های مختلف مثلاً (بعد از جلسات کار یا هنگامی‌که کارمندان را در راهرو می‌بینید، به‌صورت شخصی با آنها صحبت کنید).

ولی اگر منتظر باشید تا زمان مناسب ابلاغ پیام به مخاطبان برسد، ممکن است بسیاری از فرصت‌های غیررسمی و شخصی‌تر تعامل و الهام‌بخشی به کارمندان را از دست بدهید. اگرچه در کشور ما این رویکرد هنوز جدی گرفته نشده، ولی به شما توصیه می‌کنیم در سطحی شخصی‌تر با کارمندان خود رابطه برقرار کنید.

گپ زدن و چای نوشیدن

یکی از بهترین زمان‌هایی که می‌توانید با کارمندان گفتگوی نزدیکی داشته باشید، وقتی است که آنها در حال نوشیدن قهوه یا چای صبح خود هستند. در این ساعات معمولاً یک سؤال یا گفتمان سریع، به مباحثه‌ای پرانرژی تبدیل می‌شود.

قدم زدن در راهروها

هر یک از ما رفتارهای ثابت روزانه‌ی خودمان را داریم. هرروز صبح از همان درب همیشگی وارد دفتر می‌شویم، راهرو یا مسیری را طی می‌کنیم تا به میز کارمان برسیم و غیره.

به‌عنوان مدیر سعی کنید نقشه‌ی جدیدی برای این مسیر کوتاه داشته باشید و از مسیرهای طولانی‌تر و متفاوتی بگذرید. در این صورت کارمندانی را می‌بینید که شاید به‌طورمعمول با آن‌ها برخوردی ندارید. با جمله‌ای شبیه «سلام، حالتان چطور است» خودتان شروع‌کننده‌ی مکالمه باشید و سپس از آن‌ها سؤالاتی در مورد پروژه‌ی فعلی‌شان بپرسید.

اعضای تیم را دورهم جمع کنید

منظور یک جلسه‌ی کاری رسمی نیست. بدون هیچ تشریفاتی تیم را دورهم جمع کنید و در مورد پروژه‌ای که در دست دارید، گفتگو کنید. به‌ این‌ترتیب فرصت بی‌نظیری به دست می‌آورید تا از چالش‌های موجود باخبر شوید و خیلی دوستانه به آن‌ها مشاوره دهید.

ناهار را همراه با کارمندان صرف کنید

معمولاً کارمندان مکان‌های خاصی را برای صرف ناهار انتخاب می‌کنند و به‌ صورت گروهی غذا می‌خورند. شما نیز می‌توانید گاهی به آن‌ها ملحق شوید. این استراتژی به شما فرصت می‌دهد، در محیطی غیررسمی با کارمندان معاشرت کنید. آن‌ها را ترغیب کنید بازخوردهایی را که معمولاً در جلسات اداری بیان نمی‌کنند، مطرح کنند.

بهره‌گیری از اینفلوئنسرها

انتخاب اینفلوئنسرهای مناسب بخشی از استراتژی بازاریابی هوشمندانه است. پس چرا همین تکنیک را در مورد کارمندان بکار نگیرید؟ در هرصورت شما باید وقت زیادی را به شناخت تک‌تک کارمندان اختصاص دهید. پیشنهاد می‌کنیم رهبران تیم‌های شرکت و کارمندانی را که در شبکه‌های حرفه‌ای موفق و عالی عمل کرده‌اند، شناسایی کنید و به‌طور مرتب با این افراد در تماس باشید، زیرا آن‌ها در انتشار پیام‌ به خارج از شرکت، شریک و سفیر شما خواهند بود.

چیزی را به اشتراک بگذارید

ممکن است با یک پادکست خوب کسب‌وکار آشنا شده باشید یا تحقیقات جدیدی که در صنعت شما صورت گرفته را مطالعه کرده باشید. به اشتراک‌گذاری علاقه‌مندی‌های شخصی مرتبط با کار، روشی ساده و مؤثر برای ارتباط برقرار کردن با کارمندان است. به‌علاوه شما فرصتی به دست می‌آورید تا آن‌ها را با بینش و اهداف شرکت آشنا کنید و الهام‌بخش آن‌ها شوید.

شما به‌عنوان یک رهبر (مخصوصاً مدیرعامل) با چالش‌ها و فشارهای محدودیت زمان مواجهید. مدیریت جوانب مالی و اقتصادی و پروسه‌های شرکت و همچنین رفع بحران‌های غیر منتظره، برنامه‌ی کاری شما را پرکرده است، بنابراین بهتر است از هر فرصتی برای شناخت بهتر کارمندان استفاده کنید. به آن‌ها یادآوری کنید که همیشه می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند. البته پیامی که به‌صورت رسمی به تیم ارسال می‌کنید، مهم است؛ اما اقدامات همیشه رساتر از کلمات صحبت می‌کنند.

منبع: زومیت

مدیران برای انتخاب دلایل و راهکارهای ترفیع دادن به کارمندان با چالش‌های متعددی روبرو هستند. انتخاب کارمندان لایق ترفیع بر اساس سابقه، یکی از نادرست‌ترین شیوه‌ها است.

سال‌هاست که در شرکت‌های سنتی و حتی بعضی از کسب و کارهای نوپا، سابقه‌ی کاری و سال‌های حضور در شرکت به عنوان دلیل و معیار ترفیع انتخاب می‌شود. این سبک از مدیریت و تشویق کارمندان را می‌توان نادرست‌ترین روش مدیریتی نامید. روشی که رقابت و تلاش برای پیشرفت شخصی را از بین برده و کارمندان را به افرادی بی‌روح تبدیل می‌کند.

اکثر مدیرانی که سابقه‌ی کار را دلیل ترفیع دادن انتخاب می‌کنند، دلیل آن را عدم نیاز به توضیح بیشتر به کارمندان بیان می‌کنند. آنها بر این باور هستند که با انتخاب این روش، نیازی نیست به دیگران توضیح دهند که چرا فلان کارمند برای تشویق و ترفیع انتخاب شده است. اگر شما هم این دلیل را برای ترفیع سنتی خود انتخاب می‌کنید، در حق کارمندان ظلم کرده‌اید. ترفیع دادن بر اساس سابقه‌ی کاری خسارات زیادی را به شرکت­ها وارد می‌کند که از جمله‌ی آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

انگیزه‌ی کارمندان از بین می‌رود. در چنین شرایطی آنها به این فکر می‌افتند که چرا باید تلاش کنند؟ آنها می‌دانند که تنها کافی است نیازهای اولیه‌ی شغل خود رابرآورده کنند و منتظر زمان مناسب برای دریافت ترفیع بمانند.

ابتکار عمل در شرکت از بین می‌رود. کارمندان با خود می‌گویند که چرا باید برای کارهای جدید داوطلب شوند و چرا باید روند کاری خود را بهبود ببخشند؟ آنها می‌دانند که این کارها کمکی به پیشرفت شغلی‌شان نمی‌کند.

خشم و عصبانیت به شرکت تزریق می‌شود. برخی کارمندان در هر شرایطی سخت کار می‌کنند و همیشه به دنبال پیشرفت هستند. اما در شرایطی که تنها دلیل تشویق و ترفیع، سابقه‌ی کاری است، تلاش آنها نادیده گرفته می­شود و این عمل خشم و عصبانیت را در این افراد سختکوش بروز می‌دهد.

فرآیند استخدام به مشکل بر می‌خورد. هیچ فردی دوست ندارد در شرکتی کار کند که برای ترفیع دادن تنها به سابقه‌ی کاری نیاز دارد. وقتی روش کاری شما اینگونه باشد، افرادی با خصوصیات کارمندی صرف جذب می‌کنید که هیچ تلاشی برای بهبود کسب و کار شما انجام نمی‌دهند.

همه‌ی کارمندان تنها در حد معمول تلاش می‌کنند. وقتی شما با کارمندان به خوبی رفتار نکنید، آنها هم نیازی به رفتار مناسب با مشتریان نمی‌بینند. تلاش‌ کارمندان معمولی خواهد بود و هیچ نوآوری خاصی برای بهبود شرایط از خود بروز نخواهند داد.

البته سابقه‌ی کاری خواه ناخواه در روند ترفیع حل شده است. مطمئنا کارمندی که سابقه‌ی کاری بیشتری دارد، زمان بیشتری برای یادگیری مهارت داشته و راحت‌تر می‌تواند ترفیع بگیرد. اما باید توجه داشت که سابقه معیار اصلی نباشد. چرا که ممکن است کارمندی جدید، قدرت یادگیری بسیار بالاتر داشته و بیش از کارمند باسابقه به پیشرفت اهمیت دهد. در این شرایط قطعا باید سال‌های حضور در شرکت را نادیده گرفت. به بیان دیگر وظیفه‌ی اصلی مدیران در چنین شرایطی، داشتن شناخت کافی از افراد تیم و شرکت است.

مدیران باید به این نکته توجه کنند که هیچ چیز مهم‌تر از رفتار آنها با کارمندان نیست. همین رفتار شروع تمامی فرآیندها، موفقیت‌ها و شکست‌های احتمالی شرکت است. بنابراین اگر تصور می­کنید که شناخت کارمندان، مهارت‌ها، توانایی‌ها، ضعف‌ها و نقاط قوت آنها برای شما سخت است، باید به دنبال فردی دیگر برای مدیریت شرکت باشید.

قطعا خود شما هم به عنوان صاحب یا مدیر کسب و کار دوست ندارید تنها به دلیل سابقه‌ی کاری کم­تر در رقابت شکست بخورید. قطعا شرایطی را به یاد دارید که تنها به خاطر سال‌های حضور کم­تر در یک صنعت، از یک رقیب باسابقه شکست خورده‌اید. بنابراین شما هم باید با کارمندان رفتاری داشته باشید که دوست دارید مشتریان و کارفرمایان با شرکت شما داشته باشند. فراموش نکنید، سابقه‌ی کار می‌تواند تنها یک عدد باشد که در مقایسه با کیفیت کاری افراد، کم­ترین اهمیت را دارد.

منبع: INC

کارمندان برتر هر کسب و کار برای رسیدن به مقامی که اکنون در آن دارند، رفتار و عادات تقریبا مشترکی را دنبال می‌کنند.

بهترین کارمندان سازمان‌ها عموما ویژگی‌های رفتاری مشترکی دارند. این ویژگی‌ها منحصر به یک نفر نیستند و اکثر این الگوهای رفتاری را می‌توان در اکثر کارمندان خوب دید.

1. به اهداف سازمان ایمان دارند

مهم‌ترین اولویت یک رهبر خوب این است که هدفی برای کارمندانش مشخص کند که ارزش وقت آن‌ها را داشته باشد. با داشتن چنین دیدگاهی، کارمندان خوب آن را باور می‌کنند و سعی می‌کنند برای دستیابی سازمان به آن هدف از هیچ تلاشی دریغ نکنند.

2. وظایفشان را در اولویت قرار می‌دهند

شاید فکر کنید بدترین کارمندان آن‌هایی هستند که بی‌کفایت یا مخرب هستند، اما حداقل تکلیف مدیران با آن‌ها روشن است. بدتر از آن‌ها، کارمندان متوسطی هستند که به‌ندرت کمترین انتظارات را برآورده می‌کنند. آن‌ها وظایف خود را حتی در حد متوسط نیز تکمیل نمی‌کنند.

3. به زمان توجه می‌کنند

گاهی لازم است جلسات را متوقف کنید. گاهی لازم است برای اتمام پروژه در زمان مشخص درخواست کمک کنید یا به دیگران فشار بیاورید. این اتفاقات همگی نشان‌دهنده‌ی اهمیت زمان در کسب و کار است. کارمندان عالی به‌خوبی می‌دانند که ارزشمندترین کالا برای همه‌ی ما زمان است و به آن احترام می‌گذارند. آن‌ها هم زمان خودشان و هم زمان سایر همکاران را ارزشمند می‌دانند.

4. ارتباطات مفید دارند

بخشی از کار رئیس این است که ارتباطات و مکالمات مفید با کارمندان برقرار کند و از آن بهتر به آن‌ها الهام و ایده برساند. این وظیفه برای کارمندان نیز به همان اندازه مهم است. این موضوع دوطرفه است: دیدگاه‌های خوب به دیگران بدهند و به‌خوبی به نظرات آن‌ها گوش کنند.

5. کارها را جلو می‌اندازند

آینده‌نگر بودن بسیار ارزشمند است. یکی از نکاتی که مدیران دوست دارند از کارمندان خوب خود بشنوند این است: «من دیدم که در ادامه‌ی کار به این مشکل برخواهیم خورد و چند راهکار مؤثر برای آن یافته‌ام».

6. اطلاعات را با دیگران به اشتراک می‌گذارند

کارمندانی که احساس می‌کنند امنیت شغلی ندارند، تخصص و اطلاعات را احتکار می‌کنند تا خود را ارزشمند جلوه دهند. اما یک کارمند خوب اعتماد به نفس اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش را دارد. همین اعتماد به نفس، به او قدرت یادگیری و تخصص بیشتر می‌دهد و به این ترتیب همچنان می‌تواند ارزش خود را حفظ کند.

7. تصمیم‌گیری می‌کنند و به آن متعهد می‌مانند

کارمندان هرگز با همه‌ی تصمیم‌های سازمان موافق نیستند، اما کارمندهای خوب دوست دارند تصمیم‌های دشوار بگیرند. آنها همچنین با ایده‌ی «مخالفت کنید اما متعهد باشید» همسو هستند. یعنی ممکن است با همه‌ی تصمیم‌هایی که گرفته می‌شود موافق نباشند، اما وقتی تصمیمی گرفته شد، به آن احترام می‌گذارند و نسبت به انجام آن متعهد می‌مانند. شاید متعهد ماندن همان تصمیم سختی است که کارمندانِ خوب می‌گیرند.

8. بازخوردهای خوب می‌دهند

این کار به اخلاق خوب نیز نیاز دارد، کارمندان خوب به همکاران و روسای خود بازخوردهای هوشمندانه و صادقانه می‌دهند. آن‌ها همچنین وقتی لازم باشد، لب به ستایش می‌گشایند. یادتان باشد، مدیر شما نیز انسان است و از اینکه مورد تأیید قرار بگیرد، احساس خوبی پیدا می‌کند.

9. صادقانه رفتار می‌کنند

زمان زیادی باید صرف شود تا شما به‌عنوان فردی صادق شناخته شوید، اما این سابقه می‌تواند در کسری از ثانیه از بین برود. یک کارمند نمونه بر پایه‌ی صداقت و درستی رفتار می‌کند، حتی اگر این کار به نفع خودش نباشد. به‌علاوه، اگر موضوع یا مشکلی به شما مربوط می‌شود، بهتر است فاش­کننده‌ی آن خبر و موضوع بد شما باشید.

10.  هدایت‌گر هستند

از نشانه‌های یک رهبر بزرگ این نیست که دنبال‌کننده‌های بسیار داشته باشد، بلکه رهبران بیشتری تربیت و خلق می­کند. کارمندان خوب، وقتی ببینند فرصت‌های سازنده‌ای برای انجام وجود دارد، همچون رهبر در سازمان خود عمل می‌کنند.

11. چیزی را که نیاز دارند، شرح می‌دهند

اغلب رهبران خوب بر این باورند که نقش کلیدی آن‌ها اطمینان از این موضوع است که سایرین به آنچه می‌خواهند، چه نیاز به یک ابزار و وسیله خاص باشد و چه دستیابی به یک هدف ارزشمند، دست یافته‌ باشند. کارمندان نمونه این کار را با توضیح چیزی که به آن نیاز دارند آسان‌تر می‌کنند.

12. تشکر می‌کنند

فرهنگ سپاس­گزاری به رشد سلامت و بازدهی مفید کمک می‌کند. این کار باید از طریق مدیر شروع شود، اما کارمندان نمونه نیز معمولا سهم خود را برای ابراز تشکر و قدردانی به‌موقع از همه ایفا می‌کنند.

13. پیشنهادات مفید ارائه می‌دهند

کارمندان نمونه باید متخصص باشند. آن‌ها باید درباره‌ی نقششان بیشتر از رئیسشان بدانند، این یعنی آن‌ها می‌توانند ایده‌ها و پیشنهاداتی برای بهبود امور ارائه نمایند. البته آن‌ها به‌خوبی می‌دانند که در چه زمان‌ها و مکان‌هایی باید بازخوردها و پیشنهادات خود را بیان کنند.

14. شاد هستند و شادی ایجاد می‌کنند

شادترین محیط‌ کاری که در آن بوده‌اید کدام است؟ این حقیقت که گفتگو و خنده در محیط کار همه را آرام‌تر و مفیدتر می‌کند، نادیده گرفتنی نیست. کارمندان خوب آن‌هایی هستند که این محیط شاد و آرامش‌بخش را برای بقیه به ارمغان می­آورند.

15.     از لذت بردن هراسی ندارند

یک کارمند نمونه با همکاران خود ارتباط نزدیک و دوستانه برقرار می‌کند و از رابطه‌ی دوستانه و همچنین محیط کارش لذت می‌برد. آن‌ها از این‌که محیط کارشان سرگرم‌کننده باشد، هراسی ندارند و آن را تخریب‌گر نمی‌دانند.

16. از حق خود دفاع می‌کنند

آن‌ها پیشگیرانه رفتار می‌کنند، البته نه به معنای بد آن. یعنی وقتی کار ارزشمندی را انجام می‌دهند، از دریافت و درک صحیح آن اطمینان حاصل می‌کنند. می‌دانند اگر از حق خود کنار بکشند، یک نفر دیگر آن را به نام خود تمام خواهد کرد و همه‌ی اعتبار را از آن خود خواهد کرد. این اتفاق در بلندمدت به شکست آن‌ها خواهد انجامید.

17. سعی می‌کنند به ارزش‌های سازمانی بیفزایند

کارمندان خوب همیشه به ورای وظایف شغلی تعریف‌شده‌شان می‌اندیشند و سعی می‌کنند با کارهایی متفاوت به ارزش‌های سازمان خود بیفزایند، چه این کار را با استخدام یک نیروی تازه‌نفس و عالی انجام دهند و چه یک موقعیت استراتژیک و ارزشمند پیدا کنند.

18. در زمان مناسب سرزنش می‌کنند

یک کارمند خوب نه‌تنها اجازه نمی‌دهد کسی حقش را نادیده بگیرد و از موفقیت او برای خود کسب اعتبار کند، بلکه در مواقعی که خطایی انجام دهند، آن‌ها را در زمان مناسب و با گفتار مطلوب سرزنش می‌کند.

19. به اصول اخلاقی احترام می‌گذارند

رفتار صحیح سازمانی دربرگیرنده‌ی صداقت است. احترام به هنجارهای اجتماعی، قوانین و رفتارهای شایسته‌ی اولیه از جمله ویژگی‌های رفتاری یک کارمند نمونه است. به‌علاوه این‌که به جای آنکه پس از انجام کاری اشتباه یا ناموفق تقاضای بخشش کنند، پیش از انجام آن تقاضای مجوز می‌کنند. مدیران خوب نیز از این رفتار آن‌ها حمایت می‌کنند.

20. به وقتش همه چیز را رها می‌کنند

کارمندان برتر شاید روزی به این باور برسند که دیدگاه‌ها، نیازها یا چالش‌های متفاوتی می‌خواهند، یا شاید به درآمد بیشتری نیاز دارند که شرکت نمی‌تواند برایشان فراهم کند. آن‌ها در این مواقع نمی‌ترسند و به آنچه دارند قانع نمی‌شوند، بلکه به‌سوی آینده‌ی بهتر گام برمی‌دارند.

منبع:  INC