تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات موجود در یک سیستم، از اصول اولیه کار با سیستم‌هاى اطلاعاتى است. همیشه این احتمال وجود دارد که اطلاعات شما در اثر عوامل مختلف به نحوى مخدوش و غیر قابل استفاده شود. اکیداً توصیه می‌شود که هر روز (به خصوص قبل از اعمال تغییرات عمده در اطلاعات) از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه نمایید.
مراحل تهیه نسخه پشتیبان
- تهیه پشتیبان
براى فراخوانی این فرم، از منوى امکانات، گزینه “تهیه پشتیبان” را انتخاب نمایید تا فرم “تهیه نسخه پشتیبان” به نمایش درآید:
در قسمت بالای فرم در فیلد “نام شرکت”، نام شرکت به صورت خودکار نمایش داده می شود. اطلاعات این فیلد قابل ویرایش نمی باشد.
در فیلد “مسیر کامل نسخه پشتیبان روی کامپیوتر Server”، مسیر تهیه نسخه پشتیبان نمایش داده می شود. لازم به ذکر است چون فایل های پشتیبان در سیستم سرور ذخیره خواهند شد، این مسیر حتما باید روی سیستم سرور تنظیم گردد. همچنین می بایست مسیر تهیه نسخه پشتیبان را بر روى درایو دیگرى غیر از درایو محل نصب برنامه، تنظیم نمایید.
روى دکمه 
مقابل فیلد “مسیر کامل نسخه پشتیبان روی کامپیوتر Server” کلیک نمایید تا فرم Open ویندوز فراخوانی شود.
از لیست بازشدنى Look in مسیر مورد نظر را انتخاب نمایید. بدین منظور پوشه مورد نظرخود که جهت تهیه نسخه پشتیبان ایجاد نموده اید را انتخاب نمایید.
در فیلد File name، نیازی به وارد نمودن نام نسخه پشتیبان نمی باشد. سیستم در هنگام تهیه نسخه پشتیبان، به صورت خودکار نام دیتابیس را به همراه تاریخ روز در نظر خواهد گرفت.
به جای کاراکتر *، یک کاراکتر به دلخواه وارد نموده و روى دکمه Open کلیک کنید تا فرم Open بسته شود.
مسیر انتخاب شده در فیلد “مسیر کامل نسخه پشتیبان روی کامپیوتر Server” نمایش داده می شود.
سپس در انتهای مسیر پس از کاراکتر \، کاراکتر تایپ شده به همراه پسوند .Bakرا حذف نمایید.
روى دکمه 
کلیک نمایید. سیستم با ارایه پیامی، موفقیت آمیز بودن تهیه نسخه پشتیبان را اعلام می‌نماید.
همان طور که ملاحظه می فرمایید در مسیر تنظیم شده برای نگهداری فایل نسخه پشتیبان، نام دیتابیس به همراه تاریخ روز ایجاد گردید. در هنگام تهیه نسخه پشتیبان از شرکت مورد نظر، به صورت خودکار از چند دیتابیس دیگر نیز نسخه پشتیبان تهیه می شود تا در صورت لزوم از آنها استفاده شود.
نکات مهم:
- عملیات تهیه نسخه پشتیبان را در انتهاى هر روز انجام دهید.
- حتى الامکان در آخر هر هفته از آرشیو فایل‌های پشتیبان تهیه شده، یک نسخه پشتیبان دیگر تهیه نمایید. برای مثال فایل‌هاى پشتیبان را، روی سی دی در فایل‌هاى جداگانه و با نام‌هاى مشخص نگهداری نمایید.
2- بازسازى ایندکسها
ممکن است با انجام عملیات متعدد در فایل اطلاعاتى، اطلاعات موجود در وضعیتی قرار بگیرد که نیاز به بازسازی ایندکسها باشد. بهتر است همیشه قبل از تهیه نسخه پشتیبان، عملیات بازسازی ایندکس ها را انجام دهید. براى انجام این کار به روش زیر عمل نمایید:
2-1 براى فراخوانی این فرم٬ از منوى امکانات، گزینه “نسخه پشتیبان” را انتخاب نمایید:
2-2 دکمه 
را کلیک کنید. با این کار٬ سیستم وضعیت فایل اطلاعاتى را به حالت عادى باز میگرداند.
نکته: عمل بازسازى ایندکسها روى اطلاعات جارى شرکت انجام می‌گیرد و بنابراین نیازى به انتخاب فایل٬ در فیلد “مسیر کامل نسخه پشتیبان روی کامپیوتر Server” نمی باشد.
2-3 بعد از اتمام عملیات بازسازی٬ سیستم با ارایه پیامی، موفقیت آمیز بودن بازسازی ایندکسها را اعلام می نماید.
3- فشرده سازی اطلاعات
با انجام عملیات متعدد روى اطلاعات موجود در فایل اطلاعاتى٬ معمولاً حجم این فایل به علت تولید مقادیرى اطلاعات اضافه٬ افزایش می‌یابد. لذا بهتر است قبل از تهیه نسخه پشتیبان٬ کلید
را کلیک کنید. با این کار، اطلاعات اضافی موجود در فایل اطلاعاتى حذف شده و حجم آن به طور قابل ملاحظه‌اى کاهش می‌یابد. براى انجام این کار به روش زیر عمل کنید:
3-1 براى فراخوانی این فرم٬ از منوى امکانات، گزینه “نسخه پشتیبان” را انتخاب نمایید:
3-2 دکمه را کلیک کنید.
نکته: عمل فشرده سازى اطلاعات، روى اطلاعات جارى شرکت انجام می‌گیرد و بنابراین نیازى به انتخاب فایل در فیلد “مسیر کامل نسخه پشتیبان روی کامپیوتر Server” نمی باشد.
3-3 بعد از اتمام عملیات فشرده سازی اطلاعات، سیستم با ارایه پیامی، موفقیت آمیز بودن فشرده سازی اطلاعات را اعلام می نماید.
، فرمهای چاپی را تغییر دهد.
را کلیک نمایید تا فرم ایجاد / اصلاح گروه گشوده شود. سپس از لیست سیستم، سیستم حسابداری و از لیست فرم، تغییر فرمهای چاپی را انتخاب نموده و چک باکسمشاهده را فعال نمایید.
، یک نمونه از آن گزارش را مشاهده نمود و سپس آنرا با صورت فرمت اکسل ذخیره نمود.
در گوشه سمت چپ بالای فرم را کلیک نمائید تا عمل چاپ گروهی اسناد انتخاب شده صورت پذیرد.
، پیغام زیر به نمایش درخواهد آمد:
سیستم شروع به حذف کلیه عملیات صورت گرفته در دوره مالی جاری خواهد نمود.
سیستم پیام دیگری نمایش می دهد:
را کلیک نمایید تا فرم 
اطلاعات لازم را در فیلدها وارد نمایید.