محتوای این مقاله برگرفته از کتاب «کار کمتر، بهره بیشتر» اثر اسکات اچ یانگ است. او که خود این تکنیک‌ها را در زندگی شخصی به کار می‌گیرد، هم اکنون در تلاش است تا دوره چهار ساله کارشناسی علوم رایانه از دانشگاه MIT را تنها در مدت ۱۲ ماه و آن هم بدون شرکت در کلاس‌ها سپری نماید. اگر شما نیز مانند بسیاری از ما وقت کمی برای انجام انبوهی از کارها دارید، این مقاله می‌تواند به شما کمک کند.
این مقاله راهکار ساده و خلاقانه ای برای انجام امور دارد. به کمک این روش می‌توانید کارهایی که باید در طی روز انجام دهید و مواردی که باید حتماً تا پایان هفته به انجام برسند را یادداشت نمایید. بدین‌ترتیب اگر موفق نشدید موردی را همین امروز به انجام برسانید، وقت باقی است.
اگر نمی توانید وظایف روزانه را به طور کامل به انجام برسانید، بدین معنی است که وظایف انتخابی بیش از اندازه است. لازم است تا اهداف و وظایف روزانه را قدری کم کنید تا توان انجام همه آنها را داشته باشید. لازم است همچنان که روزهای هفته سپری می‌شوند، دو لیست وظایف، یکی برای روز جاری و دیگری برای هفته تهیه کنید.
کمتر از آن چیزی که فکر می‌کنید کار می‌کنید!
عدم پذیرش این که کم‌کاری می‌کنید به هیچ عنوان شایسته نیست. پس اگر نمی‌توانید تمامی لیست را انجام دهید، جای پرسش است که چگونه چنین فهرست بلند بالایی را بر می‌گزینید؟ حقیقت آن است که هیچ کس اهمیت نمی‌دهد به چه اموری علاقه‌مند هستید، بلکه اموری که به درستی به سرانجام رسیده‌اند، مهم هستند.
گرایش برآورد بیش از اندازه توانایی‌ها برای انجام امور در کوتاه مدت موردی شایع است، به طوری که حتی خلاق‌ترین نویسندگان نیز از آن در امان نیستند و حتی فردی چون کال نیوپورت نیز درباره میزان ساعاتی که به پروژه تحقیقاتی اخیرش اختصاص داده، دچار سوء تفاهم شده است.
از آنجا که افراد به طور متوسط بینش صحیحی نسبت به توانایی‌های فردی خود ندارند، به جای آن که صادقانه فهرست وظایف خود را تنظیم کنند، با موکول کردن بیش از اندازه امور به روزهای بعدی، نمی‌توانند توفیقی در این روش کسب کنند. اینجاست که اهمیت استفاده از تکنیک یادداشت زمان احساس می‌شود.
قدری از وظایف و مسئولیت‌ها بکاهید
اهداف تنها زمانی به کار می‌آیند که با فعالیت‌های انگیزشی همراه باشند. زیگ زیگیولار معتقد است که اهداف باید دور از دسترس اما قابل رویت باشند. اگر حداقل نیمی از اوقات در انجام کامل فهرست وظایف روزانه توفیقی حاصل نمی‌کنید، توجه داشته باشید که کاری پیش نبرده و تنها وقت با ارزش‌تان را تلف می‌کنید.
برای حل این نقیصه دو راهکار پیشنهاد میدهیم:
- لازم است بکوشیم، به نحو صادقانه‌ای میزان ساعاتی که در روز صرف کرده و امور را به سامان می‌رسانیم را اذعان کنیم. بهره از تکنیک یادداشت زمان، ساده‌تر از چیزی است که پیشتر تصور می‌کردید.
- به محض آن که متوجه شویم حقیقتاً چه بخشی از وقت خود را صرف انجام امور می‌کنیم، می‌توانیم نسبت به افزایش آن اقدام نماییم. بهتر است توهمات را کنار گذاشته و سعی کنیم واقعبین باشیم.
اگر پس از انجام تکنیک یادداشت زمان دریافتید که تنها چهار ساعت در روز مشغول به کار هستید، اقدام و واکنش هوشمندانه آن است که از تصمیمات یکباره و احساسی اجتناب کرده و نکوشیم تا فردای آن ناگهان هشت ساعت کار کنیم، بلکه اندک اندک بر زمان کاری افزوده و از چهار به پنج و شش ساعت در روز برسیم، تا اینکه نهایتاً بتوانیم ساعات کاری خود را ارتقا بخشیم.
چرا باید آهسته و پیوسته جلو برویم؟
تا زمانیکه تصویر ایدهآلی از خود ساختهایم که با آنچه حقیقت امر است تفاوت دارد، به طور ناخودآگاه از میزان کارایی‌مان کاسته می‌شود. شاید بتوان گفت که پس از انجام طولانی مدت امور پیشین، تصور می‌کردیم تا چه حد فردی مفید هستیم.
اگر تحت تاثیر این تصور هستید که قادر به انجام هشت ساعت کار در روزید، این تکنیک نشان می‌دهد که حقیقتاً بیش از چند ساعت کار از دستتان بر نمی‌آید. آنگاه برنامهریزی بی‌معنی می‌شود. البته، گاهی می‌توانیم امور روزانه را به خوبی انجام دهیم، که این موضوع می‌تواند موجب بروز سوء تفاهم شود. چرا که گاه با تحمل فشار مضاعف قادر به انجام کارهای بیشتری هستیم. این مورد نه تنها انرژی‌مان را تخلیه می‌کند، بلکه نمی‌توان حداکثر بیش از دو هفته این روند را ادامه داد و این در حالی است که باید هدف اصلی‌مان، افزایش نوآوری و خلاقیت باشد.
برای انجام این مهم چه باید کرد و چگونه آن را آغاز نمود؟
نخست، از تکنیک یادداشت زمان کمک بگیرید. همیشه استفاده از قلم و کاغذ را ترجیح داده‌ام، اما اگر دوست دارید، می‌توانید از ده‌ها برنامه کاربردی که برای این منظور و ثبت زمان تهیه شده نیز استفاده نمایید. اگر از تکنیک یادداشت زمان خوشتان نمی‌آید، می‌توانید اموری که در طول روز انجام دادهاید را ثبت نمایید. گرچه نتایج حاصل از این روش کمتر قابل اتکا هستند. دوم، استانداردهای نوآوری خود را بازبینی کنید و سعی کنید تا سطحی بالاتر از آنچه که هستید را در نظر داشته باشید. اگر چهار ساعت در روز کار می‌کنید، آن را به پنج یا شش ساعت برسانید و اگر ۸ ساعت می‌کوشید آن را به ۱۰ یا ۱۲ ساعت برسانید. سوم، پیش از آنکه بازگردید و میزان خلاقیت خود را بسنجید، حداقل یک ماه این استانداردها را رعایت کنید. یک ماه معیار و فرصت خوبی است چرا که زمان کمتر از آن به خصوص پس از تحت تاثیر قرار گرفتن از یک تصمیم تازه چندان قابل استنباط نیست. نهایتاً، اگر هنوز نمی‌توانید به اهداف از پیش تعیین شده دست پیدا کنید، باز هم حدود ۲۵ الی ۵۰ درصد از آنها را تقلیل دهید. بدین ترتیب می‌توانید به سطح بالاتری از خلاقیت برسید و قادرید بدون اتلاف انرژی، بیش از پیش مفید واقع شوید. نکته این است که بسیاری از اهداف نه تنها با کار زیاد بلکه با درست کارکردن بدست می‌آیند.
اگر حقیقتاً به صورت جدی به دنبال انجام کار کمتر و گرفتن نتیجه بهتر هستید این سه نکته را از یاد نبرید:
- چند روزی از تکنیک یادداشت زمان استفاده کنید یا این که موارد به سرانجام رسیده از وظایف روزانه را ثبت نمایید.
- سعی کنید پس از دست یابی به اهداف، سطح وظایف خود را ۲۵ درصد افزایش دهید.
- یک ماه بعد بازگردید و کار خود را ارزیابی کنید. اگر پیشرفت داشته‌اید، می‌توانید دوباره تلاش کنید و سطح خود را بالاتر ببرید.
اگر تنها روزی سه ساعت کار می‌کنید، مطمئن باشید که این رویکرد می‌تواند شما را از برنامهریزی بیهوده ۱۰ ساعته باز دارد. برای انجام بهتر امور لازم است هوشمندانه‌تر اقدام کنیم.
منبع: LIFEHACKER