هر موقع صحبت از انبار و مدیریت آن در میان صاحبان شرکت های تولیدی و یا انبارداران باشد، انبارگردانی همیشه بخشی از کارهای پر زحمت انبار به حساب می آید. زمان اجرای انبارگردانی به تناسب ابعاد انبار، تعداد کالا و تنوع آیتم های موجود در انبار، برای هر سازمان متفاوت است؛ ولی به طور میانگین، شمارش موجودی انبار، بین یک تا دو هفته زمان خواهد برد. در شرایطی که هر ساعت توقف تولید، چندین و چند میلیون ضرر مالی به سازمان وارد می کند، خط تولید به مدت دو هفته مجبور به تعلیق است تا فرایند انبارگردانی و کنترل موجودی انبار صورت گیرد. حال تصور کنید این فرایند دو و حتی سه بار در سال انجام گیرد؛ این مقدار زمان برای انبار گردانی، به معنی میلیارد ها تومان ضرر مالی است. این هزینه های سنگینی که انبارگردانی به مجموعه متحمل می کند، صاحبان کسب و کارها را مجبور به استفاده از تکنولوژی های نرم افزاری و سخت افزاری برای انجام هر چه بهتر فرایند انبار گردانی کرده است.
به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش موجودی کالاها و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، انبارگردانی گویند. انبارگردانی، نوعی خانه تکانی در انبار هر مجموعه به حساب می آید. در این پروسه، عملا تمام مغایرت هایی که در موجودی انبار وجود دارد شناسایی و برطرف می شود. بر اساس استانداردهای مالی، هر شرکت حداقل یکبار در سال ملزم به اجرای این فرایند در انبار خود می باشد. البته تعداد دفعات انبار گردانی متناسب با توجه به تعداد و اهمیت کالاها متغیر است. به صورت کلی انبارگردانی به منظور کنترل کمی و بررسی کیفی موجودی انبار انجام می گیرد. به منظور اجرای صحیح فرایند انبار گردانی، در شروع این عملیات، خط تولید متوقف شده و انبار به صورت قرنطینه در می آید و با پلمب انبار ورود و خروج کارکنان به انبار در تمام طول مدت انبارگردانی ممنوع می شود. در روش سنتی انبار گردانی، شمارش کالا معمولا بین ده تا چهارده روز زمان و هشت تا دوازده نفر که به گروه های سه تا چهار نفری تقسیم می شوند، انجام می گیرد.
در برخی از شرکت های تولیدی که موجودی انبار بخش زیادی از دارایی های سازمان است، انبارگردانی اهمیت بالایی پیدا می کند. بعضی از این اقلام ممکن است تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکت ها داشته باشند و وجود مغایرت ضررهای سنگینی را به سازمان وارد سازد. هدف اصلی عملیات انبار گردانی جلوگیری از بروز این ضررهاست. انبار گردانی بخش مهمی از سیستم مدیریت انبار را تشکیل می دهد و اجرای صحیح این فرایند می تواند موجب بهبود و تسریع چرخه عملیات های انبار شود. به صورت کلی توصیه می شود که انبارگردانی و کنترل موجودی انبار به صورت دوره ای و فصلی انجام شود؛ اما هزینه های اجرای فرایند انبار گردانی، زمان اجرای این فرایند و هزینه هایی که توقف خط تولید در پی دارد، موجب شده است که سازمان ها و شرکت های تولیدی، یکبار و در پایان سال موجودی انبار را بررسی کنند و مغایرت های انبار را ثبت کنند.
همانطور که می دانید موجودی کالاها یکی از مهم ترین اقلام دارایی هاست. در پایان دوره مالی ارزش موجودی کالاها تاثیر قابل ملاحظه ای در میزان سود و زیان شرکت ها خواهند داشت؛ از این رو لازم است در هر دوره مالی حداقل یک بار کل موجودی های شرکت شمارش شود تا از عدم مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی اطمینان حاصل شود. دلایل مختلفی مانند اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت نشده، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت شده در نرم افزار انبارگردانی می شود. به همین دلیل به انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص نیاز است که این فواصل با در نظر گرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود.
با توجه به مزایای حیاتی انبارگردانی برای کسب و کارها، این عملیات در فواصل زمانی مختلفی انجام می شود. در آموزش انبارگردانی باید به انواع روش های انجام کار اشاره شود. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می توان اطلاعات مربوط به هر نوع گزارش را ذخیره کرد. به خاطر تغییر مکرر نرخ کالا، بسیاری از شرکت ها تهیه گزارش در فواصل زمانی مشخص را کنار گذاشته اند. هر زمان که مسئول حسابداری، واحد مالی یا مدیر تولیدی صلاح بداند، انبارگردانی انجام خواهد شد. در ادامه با سه نوع اصلی تهیه گزارش از موجودی انبار آشنا می شوید.
انبارگردانی سالانه در انتهای هر سال انجام می شود. گزارش سالانه برای مشخص کردن موجودی کالا، میزان فروش و بررسی سود و زیان انجام می شود. انبارگردانی پایان سال دقیقاً قبل از شروع سال نو انجام می شود. با سرشماری کالا در انتهای سال، شرکت ها مسائلی مثل کمبود بودجه، نقص یا خرابی کالا را برطرف می کنند. همچنین محصولات راکد که در طولانی مدت به فروش نرسیده اند، نیز پس از انبارگردانی شناسایی می شوند.
همان طور که از اسم انبارگردانی میان دوره ای مشخص است، این گزارش در اواسط سال تهیه می شود. پایان نیم سال اول یک فرصت طلایی برای شمارش کالا و تطبیق موجودی انبار با صورت حساب های مالی است. با انجام انبارگردانی میان دوره ای، نتایج فرم نهایی که در انتهای سال تهیه می شود نیز دقیق تر خواهد بود. این نوع گزارش اواسط سال مالی انجام می شود و روند کار هیچ تفاوتی با انبارگردانی پایان سال ندارد.
گاهی اوقات گزارش انبارگردانی به صورت تصادفی (Random) تهیه می شود. با انبارگردانی رندوم هر مغایرت بین سنجش کالا با اطلاعات ثبت شده به سرعت شناسایی خواهد شد. تهیه گزارش از موجودی انبار در فواصل نامشخص موجب کاهش ضریب خطا می شود. مدیران معمولاً برای افزایش دقت در امور و بررسی نحوه عملکرد نیروها، گزارش گردانی رندوم انجام می دهند.
تعداد دفعات شمارش شده فقط و فقط برای افزایش دقت و از بین بردن خطای انسانی صورت می گیرد. در شمارش های صورت گرفته درصد مغایرت برای هر کالا مشخص می گردد که از آن چشم پوشی می شود. در صورت کسری سند کسری و در صورت مازاد سند اضافه موجودی صادر می شود. در نرم افزار انبارگردانی میزان انبارگردانی به صورت دستی و اتوماتیک صورت می گیرد و سند مازاد و کسری به صورت اتوماتیک در ورود و خروج از انبار به عنوان کسری و مازاد انبار گردانی ثبت می شود. دفعات شمارش شده گاها به انواع انبارگردانی که در انبار استفاده می شود مربوط است . برای مثال در مواردی که انبار دارای انبارگردانی مستمر است و در بازه های زمانی کوتاه عملیات انبارگردانی صورت می گیرد شاید لازم به سه بار شمارش نباشد زیرا مغایرت کمتر اتفاق می افتد. ولی در مواردی که انبارگردانی فقط در پایان دوره مالی انجام می شود گاها تا سه بار شمارش پیش می رود.
شاید همیشه این چالش میان اعضای تیم انبار وجود داشته باشد که انبارگردانی دقیقا وظیفه کیست؟ آیا مسئولیت مدیریت و شمارش موجودی انبار با مدیر انبار است یا تیم جدا برای انبار گردانی باید در نظر گرفته شود؟ در واقع جواب این سوال خیلی بستگی به ابعاد سازمان شما دارد. در سازمان هایی که موجودی انبار قابل توجهی ندارند، شمارش موجودی بر عهده مدیر انبار و یا تیم کوچکی از اعضای انبار است که به صورت دوره ای انجام می شود.
از طرفی در سازمان های تولیدی و یا شرکت های تجاری که حجم گردش کالا در آن ها زیاد است و انبارگردانی اهمیت بالایی دارد، شمارش دوره ای کالا وظیفه تیم های 4 تا 8 نفره انبارگردانی، شامل افراد متخصصی است که هر کدام جنبه متفاوتی را بازرسی می کنند. در این تیم افرادی از واحدهای انبار، شمارش و ثبت کالا، تکنولوژی (IT) و حسابداری حضور دارد.
البته تا چندین سال قبل در شرکت های اروپایی و غربی یک موقعیت شغلی وجود داشت تحت عنوان متخصص موجودی انبار (Inventory Control Specialist) که به صورت کلی بر سازماندهی و به روزرسانی سطح موجودی تمرکز دارد تا عملیات روان در سراسر تأسیسات تضمین شود. این متخصصان مسئول نظارت بر سطح موجودی، انجام شمارش چرخه های روتین و ردیابی جابجایی محصولات هستند. در نتیجه، آنها به جلوگیری از تاخیرها، کمبودها و خطاهای پرهزینه موجودی کمک می کنند. با منظم و دقیق ماندن، بقیه تیم انبار را قادر می سازند بدون وقفه کار کنند.
به عنوان مثال، وقتی محصولات دریافت، جابه جا یا ارسال می شوند، متخصصان کنترل موجودی، سیستم مدیریت انبار (WMS) را به روزرسانی می کنند تا این تغییرات را منعکس کنند. به این ترتیب، مدیران دید بلادرنگ نسبت به سطح موجودی دارند و به آنها اجازه می دهد تا در مورد سفارش مجدد و تحویل، تصمیمات آگاهانه ای بگیرند. این متخصصان علاوه بر ردیابی موجودی، اختلافات موجودی را نیز حل می کنند. هنگامی که مشکلی پیش می آید، آنها تفاوت های بین شمارش فیزیکی و داده های سیستم را بررسی می کنند.
علاوه بر این، آنها تجزیه و تحلیل علت ریشه ای را انجام می دهند و بهبودهای فرآیند را برای کاهش خطاهای آینده پیاده سازی می کنند. به همین دلیل است که کار آنها برای حفظ دقت انبار و حمایت از رضایت مشتری ضروری است. ولی این شغل هم همانند بسیاری از مشاغل انبار، با ظهور تکنولوژی های نوین انبارداری در حال حذف شدن است.
انبارگردانی یک فرآیند حیاتی برای صنایع و سازمان ها است که به آنها کمک می کند مقادیر دقیق موجودی را حفظ کند، از خسارت ها پیشگیری کند و عملیات انبارداری را بهینه نماید. با پیروی از یک فرآیند انبارگردانی صحیح و ساختارمند، استفاده از یک چک لیست صحیح و کارآمد و بهره گیری از فناوری های نوین، کسب وکارها می توانند زمان صرف شده برای انبارگردانی را به طرز چشمگیری کاهش دهند و در عین حال دقت و کارایی را افزایش دهند.
انبارگردانی درست نه تنها موجب کنترل بهتر موجودی می شود بلکه به تصمیم گیری های آگاهانه تر، مدیریت مالی بهتر و موفقیت بیشتر کسب وکارها منجر می گردد. می توان گفت انبارگردانی چه به صورت شمارش دوره ای باشد و چه به صورت شمارش کامل موجودی ها، یک وظیفه ضروری و لازم برای هر مجموعه ای است که می خواهد رقابتی باقی بماند و به نیازهای مشتریان خود به درستی پاسخ دهد.
نرمافزار حسابداری تدبیر با قابلیتهای جامع، راهحلی ایدهآل برای مدیریت مالی کسبوکارهاست و تیم فروش ما شما را در انتخاب بهترین نسخه همراهی میکند.
پشتیبانی سریع و حرفهای تدبیر، پاسخگوی تمام سوالات و مشکلات شماست. تیم پشتیبانی ما همواره آماده خدمترسانی با بالاترین کیفیت میباشد.
نرمافزار حسابداری تدبیر با بهروزترین فناوریها، امنیت و دقت بالایی در مدیریت مالی ارائه میدهد.
با دورههای آموزشی تدبیر، بهراحتی از تمام امکانات نرمافزار بهرهمند شوید.
