چرخه حسابداری

چرخه حسابداری:

فرآیندی است که واحد تجاری به وسیله آن می تواند صورتهای مالی خود را برای یک دوره معین و مشخص زمانی تهیه کند. هدف از آن نیز محصول نهایی حسابداری، یعنی صورتهای مالی، می باشد.

چرخه حسابداری شامل موارد زیر است:

• ثبت سند افتتاحیه: در این مرحله مانده ابتدای دوره حسابها در قالب سند افتتاحیه در حسابها منظور میشود.
• تجزیه و تحلیل و ثبت مبادلات در دفتر روزنامه به محض وقوع: در این مرحله تعیین میشود که هر رویداد مالی چه اثری بر معادله اصلی حسابداری دارد و پس از تجزیه و تحلیل طبق اصول پذیرفته شده حسابداری، سند حسابداری مرتبط با آن صادر و در دفتر روزنامه ثبت می گردد. لازم به ذکر است که دفتر روزنامه، یکی از دفاتر قانونی است و دفتری است که معاملات و عملیات مالی یک واحد تجاری به طور روزانه و به ترتیب تاریخ در آن ثبت می شود. طبق قانون تجارت، دفتر روزنامه عبارت است از دفتری که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی باشد و وجوهی که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن ثبت کند.
• نقل از دفتر روزنامه به دفتر کل: پس از آنکه رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد، مبالغ بدهکار و بستانکار حسابهای مربوط در دفتر کل نوشته میشود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به کل می گویند. دفتر کل نیز یکی دیگر از دفاتر قانونی است و عبارت است از مجموعه حسابهایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی از آن استفاده می شود. طبق قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن به طور خلاصه ثبت کند.
• تهیه ترازآآزمایشی: تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده کلیه حسابها در یک زمان مشخص میباشد که در چهار قالب دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی تهیه می شود.
• انجام ثبت های اصلاحی (تعدیلی): در واحدهای تجاری در پایان دوره مالی بعضی از حسابها نیاز به اصلاح دارند. اگر مبنای نقدی حسابداری مورد استفاده قرار گیرد، نیازی به اصلاح حسابها وجود ندارد، چرا که تمامی مبادلات نقدی در طول دوره ثبت شده اند. اما در مبنای تعهدی حسابداری، به منظور گزارش ماندههای صحیح در صورتهای مالی در پایان هر دوره مالی بایستی ثبتهای اصلاحی صورت گیرد. ثبت های اصلاحی موجب می شود که درآمدها به دوره ای که در آن ایجاد شده اند و هزینه ها نیز به دوره ای که در آن به وقوع پیوسته اند اختصاص یابند. همچنین ثبت های اصلاحی به منظور اندازه گیری صحیح سود و گزارش صحیح حسابهای دارایی و سرمایه الزامی می باشد.

پیش پرداخت های هزینه و پیش دریافت درآمد از جمله حسابهایی هستند که در پایان دوره مالی اصلاح می شوند.

اصلاح پیش پرداخت هزینه: پیش پرداخت هزینه، زیر مجموعه ای از دارایی ها است که معمولا در آینده ای نزدیک منقضی شده و یا به مصرف می رسند. پیش پرداخت اجاره و بیمه نمونه هایی از این دارایی ها هستند.

پیش پرداخت ها به نسبت منقضی و یا مصرف شدن، از حساب دارایی خارج (بستانکار شده) و به حساب هزینه مربوطه (بدهکار شده) انتقال پیدا میکنند.

اصلاح پیش دریافت درآمد: پیش دریافت درآمد، وجوهی است که واحد تجاری قبل از انجام کاری برای مشتریان از آنها دریافت می کند. با این عمل یک بدهی به نام پیش دریافت یا درآمد انتقالی یا کسب نشده ایجاد می شود که حاکی از تعهدات ارائه کالا یا خدمات به مشتری می باشد.

هنگامی که واحد تجاری، کار تعهد شده را تکمیل کرده باشد، پیش دریافت (بدهی) کاهش (ثبت بدهکار) و حساب درآمد افزایش (ثبت بستانکار) پیدا می کند.

• تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده: همان تراز آزمایشی تهیه شده در مرحله 4 میباشد با این تفاوت که ثبت های اصلاحی اثر خود را بر مانده حسابها گذاشته اند. این تراز آزمایشی نیز به 4 شکل دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی تهیه می شود.  
• تهیه صورت سود و زیان: مراحل زیر جهت تهیه صورت سود زیان طی میشود:

الف: تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده در آخرین سطح حساب

ب: تعیین حسابهای سود و زیانی (موقت) موجود در تراز آزمایشی

ج: تهیه صورت سود و زیان طبق استانداردهای حسابداری با توجه به حسابهای تعیین شده در مرحله قبل

• بستن حسابهای موقت: یعنی صفر کردن مانده حسابهای موقت، که عبارتند از حسابهایی که مانده آنها به دوره مالی بعد انتقال پیدا نمیکند و شامل کلیه درآمدها و هزینه ها می باشند.

بستن حسابهای موقت طی مراحل زیر انجام می شود:

الف: حسابهای موقت به حسابی تحت عنوان “حساب سود و زیان” بسته می شوند.

ب: انتقال مانده “حساب سود و زیان” به “حساب سود و زیان انباشته”: مانده “حساب سود و زیان” که نشان دهنده سود و زیان واحد تجاری در دوره جاری می باشد، باید به “حساب سود و زیان انباشته” که یک حساب دائمی و جزئی از حساب سرمایه می باشد، انتقال پیدا کند.

• تهیه تراز آزمایشی پس از بستن حسابهای موقت در آخرین سطح حساب: این گزارش فهرستی از نام و مانده کلیه حسابهای ترازنامهای (دائمی) می باشد چرا که در مرحله قبل مانده تمامی حسابهای موقت صفر شده است. این تراز آزمایشی نیز در چهار قالب دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی تهیه می شود.  
• تهیه ترازنامه: مراحل زیر جهت تهیه ترازنامه طی شود:

الف: تهیه تراز آزمایشی پس از بستن حسابهای موقت در آخرین سطح

ب: تهیه ترازنامه طبق استانداردهای حسابداری با توجه به تراز آزمایشی تهیه شده در مرحله قبل.

• بستن حسابهای دائمی: یعنی صفر کردن مانده حسابهای دائمی که عبارتند از حسابهایی که مانده آنها به دوره مالی بعد انتقال پیدا می کند و شامل داراییها، بدهی ها و سرمایه می باشند.

حسابهای دائمی به حسابی تحت عنوان “حساب تراز اختتامیه” بسته می شوند.

چرخه حسابداری در نرم افزار جامع مالی و اداری تدبیر:

همانطور که بیان شد، چرخه حسابداری شامل موارد زیر است:

• ثبت سند افتتاحیه: صدور سند افتتاحیه در نرم افزار حسابداری تدبیر به یکی از دو صورت زیر انجام میپذیرد:

الف: از طریق منوی حسابداری، عملیات ویژه، صدور سند افتتاحیه جدید برای اولین بار و هنگام راه اندازی نرم افزار جامع مالی و اداری تدبیر صورت می گیرد. در این حالت سیستم یک سند خالی ایجاد می کند و کاربر باید تمام آرتیکلهای سند افتتاحیه را مستقیما در این سند ثبت نماید.

ب: باز هم از طریق همان منوی حسابداری، عملیات ویژه، صدور سند افتتاحیه اما این بار در دوره های مالی بعدی صورت می گیرد. در این حالت، اطلاعات مربوط به دوره مالی قبل در نرم افزار موجود بوده و عملیات بستن حسابها و صدور سند اختتامیه در دوره مالی قبل انجام شده است. در این سناریو، سند افتتاحیه به صورت مکانیزه طبق اطلاعات موجود در سند اختتامیه دوره مالی قبل و با توجه به استانداردهای حسابداری صادر می شود.

• تجزیه و تحلیل و ثبت مبادلات: ثبت مبادلات و صدور سند حسابداری در نرم افزار مالی تدبیر به یکی از دو طریق زیر انجام میشود:

الف: از طریق منوی حسابداری، عملیات اسناد، سند جدید، می توان یک سند حسابداری عادی ایجاد نمود و آرتیکلهای مالی را درون آن ثبت کرد.

ب: از طریق صدور سند مکانیزه توسط زیر سیستم های خرید و فروش، انبار، خزانه داری و… که در این روش با توجه به ماهیت عملیات و طبق اصول پذیرفته شده حسابداری سند مربوط به رویداد مالی به صورت مکانیزه صادر می گردد. 

• ثبت معاملات و رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و نقل از دفتر روزنامه به دفتر کل:

در نرم افزار جامع مالی و اداری تدبیر، به محض ثبت سند حسابداری، معاملات و رویدادهای مالی به صورت مکانیزه به دفتر روزنامه و کل انتقال پیدا می کند و به صورت زیر قابل فراخوانی است:

الف: دفتر روزنامه: منوی حسابداری، دفاتر حسابداری، دفتر روزنامه .

ب: دفتر حساب: منوی حسابداری، دفاتر حسابداری، دفتر حساب. توجه شود که در صورتی که حساب انتخاب شده در سطح کل باشد، دفتر کل، در صورتی که حساب انتخابی در سطح معین باشد، دفتر معین و اگر حساب انتخابی در سطح تفصیلی باشد، دفتر تفصیلی فراخوانی می شود.

• تهیه تراز آزمایشی: پس از صدور و ثبت سند حسابداری، این گزارش در سه سطح حسابهای کل، معین و تفصیلی و در چهار قالب دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی به طریق زیر قابل تهیه است:

منوی حسابداری، گزارشهای مالی، تراز آزمایشی.

• انجام ثبت های اصلاحی (تعدیلی): ثبت های اصلاحی از طریق منوی حسابداری، عملیات اسناد، سند جدید قابل اعمال میباشند.
• تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده: عینا مطابق توضیحات مرحله 4 میباشد، اما دقت شود که بازه زمانی تهیه تراز آزمایشی بعد از سندهای صادر شده اصلاحی باشد.  
• تهیه صورت سود و زیان: این گزارش از طریق منوی حسابداری، گزارشهای مالی، سود و زیان، پس از تعیین بازه زمانی و نرخ مالیات قابل تهیه و ارائه میباشد.
• بستن حسابهای موقت: قبل از عملیات بستن حسابها به موارد زیر توجه شود:

الف: ثبت عادی کلیه اسناد حسابداری

ب: بررسی تراز آزمایشی: قبل از بستن حسابها، تراز آزمایشی واحد تجاری را کاملا بررسی نموده و از صحت آن مطمئن شوید.

ج: استفاده از انبارگردانی و بررسی صحت موجودی ها

د: کنترل کاردکس کالا و انجام بازسازی کاردکس در صورت لزوم

پس از کنترل موارد بالا، عملیات بستن حسابهای موقت از طریق منوی حسابداری، عملیات ویژه، بستن حسابهای موقت، انجام می شود و سند حسابداری مرتبط با آن نیز به صورت مکانیزه صادر می گردد.

توجه شود که، ثبت مربوط به انتقال مانده “حساب سود و زیان” به  “حساب سود و زیان انباشته” نیز در همین سند انجام می شود.

• تهیه ترازنامه: این گزارش از طریق منوی حسابداری، گزارشهای مالی، ترازنامه و پس از بستن حسابهای موقت و ورود تاریخ مورد نظر، قابل تهیه و ارائه میباشد.

بستن حسابهای دائمی: این امکان از طریق منوی حسابداری، عملیات ویژه، صدور سند اختتامیه در دسترس کاربران قرار داده شده و سند حسابداری مرتبط با آن نیز به صورت مکانیزه طبق استانداردهای حسابداری صادر می شود.

منابع :

www.accountingcoach.com/accounting–principles

ایرج نوروش، اصول حسابداری 1

مستندات آموزشی نرم افزار جامع مالی و اداری تدبیر