بیان مسئله

سیستم‌های برنامه‎ریزی منابع سازمان علاوه بر اهداف واقعـی خود یعنی مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیند، باید پشتیبانی از فرآیند تصمیم‎گیری مدیران را نیز پوشش دهند. این سیستم‎ها، قابلیت جمع‎آوری اطلاعات از تمامی نقاط محیط به درون سازمان، بخش‎بندی و یکپارچگی آن را دارند از طرفی تصمیم‌های مدیریتی صرفاً نمی‎توانند بر نبوغ، شهود و قضاوت شخصی افراد متکی باشند، بلکه باید بر پایه بررسی‌های علمی، آمار و اطلاعات تردید ناپذیر استوار شوند. بنابراین باید سازمان‌ها را به گونه‎ای پایه‎ریزی کرد تا بتوان اطلاعات کافی و صحیح را به موقع به مدیران ارائه نمود. ERP، با ارائه مجموعه‎ای از واحدهای نرم‎افزاری- سخت‎افزاری مستقل که همه بخش‌های وظیفه‎ای کسب و کار را پوشش می‎دهند، فرآیندهای داخلی سازمان را یکپارچه و ساده می‎کند.
راه‎اندازی موفقERP به منزله دستیابی به سلاحی برای بقای سازمان در فضای رقابتی کسب و کار نام برده می‎شود.
در سطوح بالای مدیریتی، نیاز به وجود هوشمندی کسب و کار در سازمان احساس می‎شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‌های زیرین منتقل می‎گردد؛ ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه‌ها شروع کرد. شاید برای شما این پرسش مطرح شود که: آیا سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان می‎توانند در اخذ تصمیم‎گیری در سطوح کسب و کار به مدیران کمک نمایند؟ در ادامه سعی می‎کنیم به این پرسش پاسخ دهیم.

مفهوم سیستم‌های برنامه‎ریزی منابع سازمان

مفهوم سیستم برنامه‎ریزی منابع سازمان طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می‌شود را در بر می‌گیرد و توسط برنامه‌های کاربردی که شامل چندین زیربرنامه کاربردی دیگر است پشتیبانی می‌شود. به طوری که فعالیت‌ها را در گستره واحد‌های عملیاتی سازمان یکپارچه می‎سازد. ERP نرم‎افزار یکپارچه‎ای است که دارای اجزا و یا ماژول‎هایی برای برنامه‎ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات، نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است.

روند شکل‎گیری سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان

برنامه‌ریزی منابع سازمان، در سال ۱۹۶۰ پایه‌گذاری شد. در این سال کنترل موجودی اهمیت زیادی داشت. به همین منظور، سازمان‌ها تصمیم به استفاده از سیستم‌های کامپیوتری گرفتند. با استفاده از پیشرفت فناوری اطلاعات، نرم‎افزارهای کنترل موجودی، برنامه‎ریزی تولید، برنامه‎ریزی احتیاجات مواد، و برنامه‎ریزی منابع مواد، به فناوری‌های مبتنی بر کامپیوتر تبدیل گشتند. در واقع سیستم‌های برنامه‎ریزی منابع سازمان بر اساس مبانی تکنولوژیکی از نرم‎افزارهای برنامه‎ریزی احتیاجات مواد و برنامه‎ریزی منابع مواد، (برای اولین بار در اواخر دهه ۱۹۷۰ و در آغاز دهه ۱۹۸۰) برای یکپارچه نمودن فرآیند‌های کسب و کار پدیدار گشتند. نمودار زیر، سیر تکامل ERP را نشان مـی‌دهد.

مزایا و معایب سیستم‌های برنامه‎ریزی منابع سازمان

منافـع حـاصل از استقرار ERP عبارتند از: کارایی و گزارش‎دهی بهتر، افزایش ارتباطات، امنیت و تمامیت داده‎ها، استانداردسازی فرآیند‌ها و افزایش رضایت مشتری. همچنین در این سیستم‌ها ورود داده‌ها تنها یکبار به صورت دقیق و بر اساس رویه مشخص صورت می‎گیرد و این امر باعث می‎شود تا کاربران بتوانند به صورت اشتراکی از داده‌های مطمئن و یکپارچـه استفاده نمایند.
با وجود مزایای یاد شده، استقرار سیستمERP ممکن است مشکلات زیادی هم در پی داشته باشد؛ یکی از مشکلات عمده در اجرای سیستم ERP، نیاز به دوره اجرای طولانی است. همچنین منابع مالی و انسانی مورد نیاز برای استقرار در بسیاری از موارد، بیش از پیش‎بینی اولیه است.

ادامه دارد…

نویسنده: محمدرضا یاورزاده

بخش دوم