مزایای استفاده از نرم‌افزار مالی در کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط

بطور معمول، انتخاب کسب‌وکارهای نوپا و کوچک‌، روش‌های سنتی حسابداری و استفاده از نرم‌افزارهای ساده حسابداری است، اما در نهایت، با رشد و توسعه کسب و کار، نیاز به نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری امری اجتناب‌ناپذیر بوده و بهترین راه ساماندهی فرآیندهای مالی، بهره‌گیری از این نرم‌افزارهاست.

پس از تحلیل نیازهای کسب‌وکارتان و بهره‌گیری از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی، از تفاوت مدیریت فرآیندهای مالی با شرایط پیش از به‌کارگیری آنها، متحیر خواهید شد! در این مقاله چند مزیت عمده‌ی استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی را مرور خواهیم کرد که شرایط کاری شما را به‌عنوان صاحبان کسب‌وکار تسهیل می‌نماید.

1. سازماندهی: یکی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم‌افزارهای پیشرفته مالی امکان سازماندهی اطلاعات است. به طور مثال اگر شما یک فاکتور نادرست داشته و امور حسابداری خود را به‌صورت دستی انجام داده باشید، برای شما مشکلات جدی ایجاد خواهد شد، حال آنکه در این نرم‌افزارها به‌راحتی می‌توانید فاکتور را بیابید و مشکل را برطرف نمایید. از طرفی هنگامی‌که یک سیستم حسابداری رسمی در محل کار ندارید، محول کردن وظایف مربوط به حسابداری به تیم‌تان می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز شود. در اغلب بسته‌های نرم‌افزارهای پیشرفته مالی امکان تعریف چند کاربر وجود دارد، لذا می‌توانید ورود اعضای دیگر تیم‌ را به سیستم ممکن سازید تا بتوانند وظایف حسابداری روزانه را انجام دهند و در نتیجه با صرفه‌جویی در زمان، وقت خود را به توسعه کسب‌وکارتان اختصاص دهید.
2. افزایش دقت: خطای انسانی اجتناب‌ناپذیر و بخشی از زندگی است اما زمانی که وارد کسب‌وکار شود، ضرر ناشی از آن می‌تواند جبران‌ناپذیر باشد. استفاده از نرم‌افزار حسابداری نه‌تنها می‌تواند خطاهای انسانی را تا حد قابل‌توجهی کاهش ‌دهد بلکه به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا با قوانین مالیاتی و حسابداری همخوانی و مطابقت داشته باشد.
3. افزایش سرعت انجام کار و کاهش بحران زمانی: شما به‌عنوان مالک یک کسب‌وکار کوچک نقش‌های بسیاری به خود می‌گیرید و اگر قرار باشد وقت ارزشمند خود را برای ایجاد هر فاکتور برای هر مشتری هدر بدهید، نمی‌توانید وقتتان را به کارهای سازنده‌ و رشد‌گرا مانند توسعه‌‌ی بازار و یا توسعه‌ی محصول، اختصاص دهید. این در حالی است که می‌توانید صورت‌حساب‌ها را به‌طور خودکار تولید و ارسال کنید. ممکن است در وهله‌ی اول در استفاده از نرم‌افزار پیشرفته مالی، نیاز به آموزش و یادگیری داشته باشید و این کار زمان‌بر به نظر برسد، اما در آینده‌ی نزدیک، سرعت فرآیندهای کسب‌وکار شما، این تأخیر زمانی را جبران خواهد کرد.
4. امنیت اطلاعات: اطلاعات مالی یکی از حساس‌ترین دارائی‌های یک کسب‌وکار است و حفظ امنیت اطلاعات یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های هر سازمان می‌باشد. آنچه که به وضوح روشن است، این است که، نگهداری و حفظ امنیت این اطلاعات مالی به‌صورت دستی بسیار مشکل‌تر و هزینه‌برتر از حفظ اطلاعات به‌واسطه‌ی نرم‌افزارهای پیشرفته مالی است.
5. به‌روز بودن اطلاعات مالی: مدیریت ضعیف جریان نقدینگی می‌تواند یک کسب‌وکار را نابود کند، زمانی که کسب‌وکارتان رشد می‌کند، نمی‌توانید صرفاً به مغزتان برای پیگیری امور مالی شرکت و داشتن تصویری دقیق از سلامت کسب‌وکارتان تکیه کنید. بهره‌گیری از نرم‌افزار پیشرفته مالی و ثبت آنی داده‌ها به ازای هر فعالیت، امکان گزارش‌گیری و آگاهی از روند سود و زیان را در هر زمان فراهم می­نماید.
6. تمرکز: بهره‌گیری از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی، بسیاری از جنبه‌های مدیریت مالی کسب‌وکار شما را متمرکز می‌کند، زیرا شما را قادر می‌سازد وظایفی نظیر مدیریت موجودی، صورتحساب، حقوق و دستمزد و حتی برخی از جنبه‌های مدیریت ارتباط با مشتری را در برنامه نرم‌افزاری مالی خود انجام دهید.
7. پیش‌بینی‌های زیرساختی لازم برای افزایش حجم فعالیت‌ها: با بزرگ‌ترشدن کسب‌وکار، گسترده‌ترشدن روابط و پیچیده‌ترشدن فرآیندهای سازمان، حجم عملیات افزایش می‌یابد، و شما به یک سیستم پیشرفته‌ی مالی نیاز خواهید داشت که بتواند از رویه‌ها و فرآیندهای پیچیده موجود در سازمان، پشتیبانی ‌کند و با داشتن زیرسیستم‌‌های متعدد بتواند امکان مدیریت، نظارت و هماهنگ‌سازی فرآیندهای سازمان را برای شما فراهم آورد. در نتیجه، تهیه‌ی نرم‌افزاری که برای تمامی مراحل رشد سازمان راه‌حل‌های آماده و یکپارچه داشته باشد، از اهمیت بالایی برخوردار است.

شرکت‌های متوسط و کوچک، امروزه عامل عمده رشد ساختار صنعتی بسیاری از کشورها محسوب می‌شوند. بر اساس مطالعات انجام‌شده، این‌گونه کسب‌وکارها توانایی پاسخگویی سریع به تغییرات بازار و نیازهای مشتری را دارند و به‌آسانی می‌توانند خود را با شرایط جدید هماهنگ کنند. در واقع، آن‌ها رفتاری پویا در مواجه‌شدن با شرایط متغیر محیطی دارند. کسب ‌وکارهای متوسط و کوچک برای بسیاری از کشور‌های در حال ‌توسعه که درصدد احیای ساختار اقتصادی خود هستند، بسیار حائز اهمیت است. این بنگاه‌های اقتصادی، با وجود آنکه به سرمایه‌گذاری کم‌تری نیاز دارند، بازدهی بیشتری داشته، در اشتغال‌زایی، ایجاد بستر مناسب برای نوآوری و اختراعات و افزایش صادرات این کشورها، نقش مهمی دارند.

این واحدها قسمت جدایی‌ناپذیر فرآیند تحول و دگرگونی کشورند. باید گفت که چنین واحدهایی در جستجوی تغییر و تحول و رقابت هستند، چون در حال دگرگون کردن ساختار کلی بازارند.

با وجود اهمیت فراوان شرکت‌های متوسط و کوچک در اقتصاد و اشتغال، این شرکت‌ها در کشورهای در حال توسعه، با مشکلات متعددی روبرو هستند و از همه‌ی ظرفیت آن‌ها استفاده نمی‌شود. نکته‌ای که نباید از نظر دور داشت، این است که جهان به سمت اقتصاد باز و ایجاد محیط رقابتی حرکت می کند. اگر این شرکت‌ها با یک روش علمی خود را آماده برخورد با چنین موقعیتی نکنند، نمی‌توانند در محیط رقابتی باقی بمانند. ماندگاری در یک اقتصاد رقابتی و باز، بستگی به عملکردهای کارآمد با تمرکز زیاد بر مشتری و رقابت دارد؛ بنابراین شرکت‌ها باید هر چه سریع‌تر قواعد بازی رقابت و عوامل مؤثر بر رقابت‌پذیری را بیاموزند.

به‌طور کلی شناخت عوامل مؤثر بر رقابت‌پذیری لازمه‌ی آشنایی با قواعد بازی رقابت است، این عوامل را می‌توان به 5 گروه تقسیم کرد:

• شرایط اقتصادی و بازار (منابع مالی، نیروی کار، تسهیلات فیزیکی، زیرساخت‌های اقتصادی، خدمات تخصصی و محیط اقتصادی کلان)
• ساختار و پویایی صنعت (اندازه، رشد و ساختار بازار و صنعت و راهبرد شرکت‌های بزرگ)
• چارچوب قانون و مقررات (سیستم مالیاتی، سیستم حقوقی و سیاست‌های حمایتی دولت)
• سرمایه‌های اجتماعی (فرهنگ مشوق کارآفرینی، نهاد‌های پشتیبان، سیستم آموزشی، شبکه کارآفرینی)
• جنبه‌های شخصیتی (تجربه کاری، تحصیلات، تمایل به مخاطره و کار سخت، انعطاف‌پذیری، میزان دارایی‌ها، سن و جنسیت).

رضایت‌سنجی چیست؟

رضایت‌سنجی یک اصطلاح در علم بازاریابی است که نتیجه‌‌ی مطلوب آن اطلاع از کیفیت خدمات یا محصولاتی است که به مشتری ارائه شده و اینکه این خدمات یا محصولات چقدر با انتظارات و خواسته‌های او هم‌خوانی داشته است. رضایت‌‌سنجی به شما کمک می‌کند که اگر در مسیر اشتباهی قرار دارید، در اصلاح و بهینه‌سازی امور بکوشید و اگر همه چیز مرتب است، بدانید چگونه وضعیت خود را حفظ کنید.

چرا رضایت‌سنجی از مشتریان اهمیت دارد؟

رضایت‌سنجی می‌تواند به مدیران معیاری برای سنجش و بررسی اثرگذاری خدمات و محصولات را ارائه دهد. در شش مورد زیر به اثرات مثبت سنجش رضایت مشتریان در کسب و کارها اشاره شده است:

1. صاحب یک شاخص هدایتگر می‌شوید.

بررسی رضایت‌مندی، بهترین شاخص برای تشخیص مشتریان وفادار و برنامه‌ریزی برای آنهاست. با ساختن مقیاس و شاخص مناسب، می‌توان یک بانک اطلاعاتی قوی پدید آورد و با برنامه‌ریزی صحیح شاهد سودآوری آن بود. یک قانون کلی می‌گوید: کسانی که در مجموع از 10 به شما 7 یا بالاتر می‌دهند، افرادی هستند که در آینده می‌توانید روی خرید مجدد آنها حساب کنید. اما مشتریانی که به شما 9 یا 10 می‌دهند، افرادی هستند که علاوه بر پایداری در خرید، شما را به دیگران هم معرفی می‌کنند. اگر مشتریانی به شما نمره 6 و کمتر بدهند، یعنی آنها در آستانه‌ی خروج از گردونه‌ی خدماتی شما هستند.

2. تمایز شما با دیگران مشخص می‌شود.

بازار کسب و کار بسیار رقابتی است. این روزها مشتریان با بسیاری از مدعیان ارائه خدمات کاملا مشابه خدمات شمامواجه‌اند. انجام رضایت‌سنجی ارتباطی جدید با مشتری می‌سازد و باعث می‌شود، بتوانید با استراتژی متفاوتی با مشتریان خود مواجه شوید. شرکت‌هایی که به سنجش رضایت‌مندی از مشتریان‌شان اهمیت می‌دهند، محیطی ایجاد می‌کنند که مشتری احساس کند برای آن سازمان مهم است و در نتیجه آن شرکت هم در نظر مشتری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

3. مشتریان بالفعل شما وفادار می‌شوند.

گزارش جهانی سازمان Accenture در سال 2008 نشان داد که علی‌رغم تصور عموم، این قیمت نیست که باعث نارضایتی مشتریان می‌شود، بلکه شیوه‌ی خدمت‌رسانی، مشتریان را از مراجعه‌ی مجدد بازمی‌دارد. وقتی میزان رضایت مشتریان را درباره‌ی خدمات خود بدانید، می‌توانید در مسیری قدم بردارید که به جذب بیشتر آنها کمک کند. با آگاهی از انتظارات مشتری می‌توانید برنامه‌های فروش و بازاریابی‌تان را اولویت‌بندی کنید و بدانید با توجه به بازاری که در دست دارید، زمان انجام چه کاری است. پس از شش ماه از اولین رضایت‌سنجی، دوباره میزان رضایت‌مندی مشتریان را اندازه بگیرید. بی‌شک نتیجه، شگفت‌زده‌تان خواهد کرد.

4. طول عمر ارتباط با مشتری افزایش می‌یابد.

برای آنکه مشتری دوباره برای خرید بازگردد و این‌بار بیشتر از قبل خرج کند، چه برنامه‌ای دارید؟ آیا می‌دانید احتمال بازگشت کدام مشتری‌ها بیشتر است و چه گروه‌هایی را باید با چه ترفندهایی جذب کنید؟ سنجش میزان رضایت‌مندی مشتریان می‌تواند برایتان نقشه‌ای راهبردی ترسیم کند. اگر شیوه‌ی بازاریابی خود را بر مبنای انتظارات جامعه‎ی هدف پیش ببرید، نه‎ تنها مشتریان‌تان را باز ملاقات می‌کنید، بلکه می‌توانید امیدوار باشید در دفعات بعد به آنها بیشتر بفروشید. اگر بر اساس انتظارات جامعه‌ی هدف پیش بروید، هم احتمال ملاقات مجدد مشتریان بیشتر می‌شود و هم می‌توانید امیدوار باشید که دفعه‌ی بعدی به مشتری بیشتر بفروشید.

5. شیوع نکات منفی کسب و کار شما کاهش می‌یابد.

طبق آماری که  از تحقیقات شرکت “مکنزی اند کامپنی” در این زمینه، به دست‌آمده، یک مشتری ناراضی درباره‌ی ضعف خدمات یا محصولاتی که دریافت کرده، با 9 تا 15 نفر صحبت می‌کند و بیش از 13 درصد از مشتریان ناراضی با 20 نفر درباره‌ی تجربه‌ی بدی که داشته‌اند، گفتگو خواهند کرد. تصور کنید این رفتار مشتریان تا چه اندازه‌ روی کار، شهرت و آینده‌ای که در حال ساختنش هستید، تاثیر خواهد گذاشت؟ اینکه یک مشتری را از دست بدهید یک مشکل است، اما اینکه بیست نفری که هنوز نمی‌شناسید را نیز از دست بدهید، یک فاجعه است! حفظ مشتری فعلی به‌صرفه‌تر از یافتن مشتریان جدید است. اگر یک ششم از بودجه‌ی بازاریابی مشتریان جدید را به حفظ و بررسی نظرات مشتریان قدیمی خود اختصاص دهید، بازگشت سرمایه‌ و فرآیندهای منجر به خرید، به شکل چشم‌گیری افزایش می‌یابد. با یک نظرسنجی می‌توانید درباره‌ی دغدغه‌ها، اولویت‌ها و نقاط مثبت و منفی کار خود اطلاعات به‌دست بیاورید و احتمال تکرار فروش را بالا ببرید.

6. رضایت مشتریان بر رضایت کارمنداناثر مثبت خواهد داشت.

احساس رضایت‌مندی، آستانه‌ی پرداخت مشتری را بالا می‌برد و در نتیجه‌ی افزایش نقدینگی، می‌توان دستمزد پرداختی به کارکنان را افزایش داد. افزایش رضایت کارکنان سبب می‌شود که بیشتر روی بهتر کار کردن تمرکز کنند و بدانند نقاط قوت و ضعف کاری‎شان کجاست. سازمانی که این فلسفه را دنبال می‌کند، موفق‌تر و در نهایت دارای سود بیشتری خواهد بود. در این وضعیت منافع کارکنان، مشتریان و صاحبان سازمان تأمین می‌شود. شاید عده‎ای بر این عقیده باشند که رفتارهای منجر به حداکثر رساندن رضایت کارکنان، می‌تواند رضایت مشتریان را کاهش دهد. اما به اعتقاد متخصصین منابع انسانی و رفتار سازمانی از جمله دکتر بن اشنایدر، حمایت کامل از کارکنان و توانمندسازی آنان از طــریق روش‌های اجرایی مناسب، بهترین رویکرد برای حفظ تعادل میان رضایت کارکنان و مشتری می‎باشد.